Tashkilotning barcha hujjatlari to'g'ri saqlanishi kerak. Aniq tizim sizga kerakli qog'ozni bir zumda topishga imkon beradi. Ba'zi turdagi hujjatlar o'zlarining saqlash qoidalariga ega, masalan, buyurtmalar uchun.
Kerakli
papkalar, qutilar, qog'oz, kompyuter
Ko'rsatmalar
1-qadam
Tashkilot uchun barcha buyurtmalar qayd etiladigan buyurtmalar jurnalini yarating. Jurnal majburiy va raqamlangan bo'lishi kerak, bu postkriptlarni yoki sahifalarni o'chirishni istisno qiladi.
2-qadam
Jurnal ma'lum ustunlarni o'z ichiga olishi kerak. Ustunlarning taxminiy tarkibi quyidagicha bo'lishi mumkin: yozuvning raqami tartibda ko'rsatilgan ustun, buyurtma sanasi ko'rsatilgan ustun, buyurtmaning qisqacha mazmuni bilan ustun, buyurtma raqami ko'rsatilgan ustun, xodim ushbu buyruq bilan tanishish to'g'risida iz qoldiradigan ustun. Bundan tashqari, buyurtma joylashgan joyni ko'rsatadigan ustun qo'shilishi mumkin (papkalar yoki quti).
3-qadam
Barcha buyurtmalar papkalarga ajratilishi kerak: xodimlarni qabul qilish va ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlar (kadrlar buyruqlari), xodimlarni rag'batlantirishni aks ettiruvchi buyruqlar, ularni ish safari va ta'tilga yuborish, tashkilotning asosiy faoliyatini aks ettiruvchi buyruqlar. Agar buyurtmalar mukammal saqlash muddatlariga ega bo'lsa, ular uchun alohida papkalar yaratiladi.
4-qadam
Buyurtmani saqlash tizimi aniq, tizimlashtirilgan va buyurtmalarga berilgan raqamlarning uzluksizligini ta'minlashi kerak. Bu, ayniqsa, buyurtma ish uchun qaytarib olinganda to'g'ri keladi. Chalkashib ketmaslik uchun olib qo'yilgan buyurtmaning nusxasini olish tavsiya etiladi.
5-qadam
Barcha buyurtmalar tashkilotning firma blankalarida bosilishi kerak. Bunday holda, buyurtma bo'yicha muhr talab qilinmaydi. Agar buyurtma oddiy qog'ozga bosilgan bo'lsa, unda tashkilotning muhri bo'lishi kerak.
6-qadam
Agar korxona buyurtmalarni saqlash uchun elektron tizimni qabul qilgan bo'lsa, unda u butun tashkilotda bir xil bo'lishi kerak. Ushbu hujjatlarga o'z imzosini qo'yish huquqiga ega bo'lgan xodimlar elektron buyurtmalardan foydalanishlari kerak. Bu holda ERI (elektron raqamli imzo) dan foydalanish juda qulay. Buyurtma jurnalini har qanday holatda chop etish tavsiya etiladi.
