Konferentsiyani kengaytirilgan yig'ilish deb atash odat tusiga kiradi, unda bir nechta tashkilot vakillari qatnashadilar. Konferentsiyalar idoraviy, tarmoq, mintaqaviy, mintaqalararo, xalqaro bo'lishi mumkin. Ular turli xil, ammo mavzuga bog'liq muammolarni muhokama qiladilar. Ba'zi hollarda tashkilotning rivojlanish strategiyasini konferentsiya qarori belgilaydi. Har qanday ma'lumotli odam bunday tadbirni o'tkazishi mumkin, ammo ba'zi fikrlarni hisobga olish kerak.
Kerakli
- - ishtirokchilar ro'yxati;
- - nutqlarning qisqacha mazmuni;
- - ko'rgazmali materiallar;
- - texnik vositalar.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Ishtirokchilar ro'yxatini tuzing. Odatda ma'ruzachilarga bo'lajak konferentsiya to'g'risida oldindan xabar beriladi, ular o'zlarining kelishuvlarini tasdiqlashlari va ma'ruzalar mavzusini xabardor qilishlari kerak. Ba'zan shartlar ma'ruzalar matnlarini yoki hech bo'lmaganda xulosani taqdim etishni talab qiladi. Materiallarni tekshiring.
2-qadam
Qoidalar to'g'risida qaror qabul qiling. Bu konferentsiyaning qancha davom etishiga, ma'ruzachilar soniga, shuningdek ish shakllariga bog'liq. Faqatgina yalpi majlislar ko'zda tutilganmi yoki ishning bir qismi bo'limlarda o'tkaziladimi? Ikkinchi variantda hisobotlarga ko'proq vaqt ajratilishi mumkin.
3-qadam
Birgalikda taqdimot qilish va savollarga javob berish uchun vaqt ajratishni unutmang. Savollar shakli to'g'risida qaror qabul qiling. Ishtirokchilar ularni taqdimotdan so'ng darhol og'zaki so'rashlari mumkin. Keyin qo'shimcha mikrofonlar haqida g'amxo'rlik qilishingiz kerak. Savollarni yozma ravishda ham yuborish mumkin, keyin siz tinglovchilar eslatmalarni joylashtiradigan joy haqida o'ylashingiz kerak. Ba'zi savollarni oldindan tayyorlashingiz mumkin.
4-qadam
Kun tartibini tuzing. Nutqlarning tartibi har xil bo'lishi mumkin, bu mavzuga bog'liq, ammo har qanday holatda ham konferentsiya boshida umumiy masalalarni muhokama qilib, so'ngra aniq ma'lumotlarga o'tish yaxshiroqdir. Har bir yarim-ikki soatlik ishdan so'ng, qisqa tanaffusni taqdim eting (kofe-breykni tashkil qilish maqsadga muvofiqdir), o'rtada esa uzoq tanaffus qiling, bu vaqtda ishtirokchilar dam olishlari va tushlik qilishlari mumkin. Agar konferentsiya qisqa bo'lsa (masalan, qayta saylanish), uzoq tanaffuslar shart emas.
5-qadam
Texnik vositalarning holatini tekshiring. Kompyuteringizni va video pleeringizni tekshiring. Taqdimotchilarga qanday uskunalar kerakligini va qanday dasturlar bo'lishi kerakligini so'rang. Konferentsiya oldidan taqdimotchilarga ingl. Agar kompyuter bilan ishlaydigan odamda qaysi taqdimotni qachon o'tkazishi kerakligi ro'yxati bo'lsa, bu juda yaxshi. Konferentsiyadan oldin, barcha ma'ruzachilar kelgan-kelmaganligini tekshiring, mavzu bo'yicha o'zgarishlar bo'lsa.
6-qadam
O'zingizning ochilish so'zlaringizni o'ylab ko'ring. Ishtirokchilarga salom yo'llash bilan bir necha so'z aytishingiz kerak, konferentsiya qaysi tadbirga bag'ishlanganligini, ish tartibi, qoidalarini tushuntiring. Hisobot-saylov konferentsiyasi boshlanishidan oldin, hisobot komissiyasi raisiga so'z bering, u qancha delegat qatnashishi kerakligi va qanchasi ishtirok etganligini aytib berishi kerak. Agar etishmayotganlar kam bo'lsa, tadbirni boshlashni tavsiya eting. Ba'zan hozirgi paytda davlat yoki xalqaro tashkilot madhiyasini kuylash o'rinli bo'ladi. Raisni, kotibni, hisoblash va tahrir komissiyasini tanlashni taklif eting. Ko'p hollarda ro'yxatlar oldindan tayyorlanishi mumkin. Bundan tashqari, tadbirni rais boshqarishi mumkin, u kun tartibining loyihasini e'lon qiladi (uni boshlashdan oldin terib, bosib chiqarish yaxshiroq). Birinchidan, loyiha qabul qilinadi, keyin unga o'zgartirishlar va qo'shimchalar kiritiladi, shundan so'ng kun tartibi bir butun sifatida tasdiqlanadi.
7-qadam
Konferentsiya davomida olib boruvchi, rais bo'lishidan qat'iy nazar, doimiy ravishda xonada bo'lishi kerak. Aynan u tashkiliy masalalarni paydo bo'lishiga qarab hal qiladi. Agar siz hali ham ketishingiz kerak bo'lsa, o'zingizning vazifalaringizni hamfikrlardan biriga topshiring.
8-qadam
Konferentsiya odatda qandaydir qaror qabul qilish bilan yakunlanadi. Rais loyihaning matnini o'qiydi, auditoriya o'zgartirish va qo'shimchalar kiritadi, tahririyat qo'mitasi ularni kiritadi, shundan so'ng qaror tasdiqlanadi.
