Ish vaqtini rejalashtirish va tartibga solish har qanday pozitsiyada samarali ishlashning muhim tarkibiy qismidir. Boshqaruv lavozimida, oldindan rejalashtirishning ahamiyati yanada oshadi, shuning uchun bu masalaga juda ehtiyotkorlik bilan yondashish kerak.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Menejer o'z vaqtini o'zi rejalashtirishi yoki ushbu funktsiyani to'liq yoki qisman kotib yordamchisiga topshirishi mumkin. Qanday bo'lmasin, kotib bilan o'zaro aloqasiz ishlash mumkin emas, chunki u yig'ilishlarni, yig'ilish materiallarini tayyorlaydi va tashkil qiladi va kiruvchi qo'ng'iroqlarni qabul qiladi. Bundan tashqari, kotib odatda menejerning o'zi uchun ma'lum bo'lgan barcha rejalarini saqlaydi va ularni ish vaqtiga ko'ra taqsimlashga harakat qiladi, shuning uchun o'z rejalaridagi o'zgarishlar to'g'risida darhol kotibga xabar berish juda muhimdir.
2-qadam
Ammo siz faqat kotibga ishonmasligingiz kerak, rejalashtirilgan barcha ishlarni bajarishga ulguradigan tarzda vaqtingizni qanday taqsimlashni o'rganish muhimdir. Buning eng yaxshi usuli - o'tgan har bir soatni tahlil qilish va aniq nima qilinganligini va qancha vaqt ketganini aniqlashdir. Shuningdek, o'zingiz uchun etakchi sifatida global miqyosdagi asosiy vazifalarni ajratib ko'rsatish va ish vaqtining ko'p qismini ularni hal etishga sarflash kerak. Qanday bo'lmasin, eng muhim vazifalarni birinchi navbatda hal qilish kerak, chunki ma'lumki, hozirgi ishlarning 80% ish kunining dastlabki 20% da hal qilinadi, qolgan vaqt esa atigi 20% ga sarflanadi ish.
3-qadam
Tasodifiy hodisalarning jadvalingizdan o'tishiga yo'l qo'ymang. Rejalarda ularga oldindan bir oz vaqt ajratganingiz ma'qul, bu sizga asosiy vazifalarni bajarish uchun vaqt topishga imkon beradi. Uchrashuvlar, tadbirlar, uchrashuvlar, konferentsiyalarni rejalashtirishda ular tayyorlanishni, materiallar bilan oldindan tanishishni, o'z-o'zidan bo'lib o'tadigan munozaralarni va savollarni hisobga olgan holda, ular talab qilinadigan real vaqtdan kelib chiqing. Bunday tadbirlarni o'z vaqtida taqsimlashga harakat qiling, shunda keyingi uchrashuv boshlanishi avvalgisining oxiriga to'g'ri kelmaydi, chunki bu holda siz ko'pincha kechikishga yoki finalni yiqitishga majbur bo'lasiz.
4-qadam
Kotibning vazifalariga ko'pincha qabul qilingan qo'ng'iroqlar, takliflar, taklifnomalarni hisobga olgan holda kun va hafta uchun oldindan rejalashtirish kiradi. Ish kunining oxirida kotirovka bilan sizning jadvalingiz haqidagi fikrni muhokama qilish, unga tuzatishlar kiritish tavsiya etiladi. Kunning ikkinchi yarmida buni qilish yaxshiroqdir, shunda kotib o'zgartirishlar kiritish imkoniyatiga ega bo'ladi, u yoki bu tadbirni keyinga qoldirish taklifi bilan qo'ng'iroq qiladi. Kotib bilan doimiy aloqada bo'lish odat tusiga kirishi kerak, chunki uning jadvali to'g'ridan-to'g'ri siznikiga bog'liq bo'lib, ko'plab tadbirlar unga oldindan tayyorgarlikni talab qiladi.
5-qadam
Vaqtingizni samarali taqsimlash nuqtai nazaridan o'tgan ish kunlarini tahlil qiling. Ehtimol, siz ko'proq narsani qilishga imkon beradigan echimlarni ko'rasiz, masalan, bir xil hududda bir nechta uchrashuvlar o'tkazish yoki ba'zi tadbirlarni birlashtirish. Kundalikka o'tgan va rejalashtirilgan voqealarni yozib qo'ying.
