To'g'ri tashkil etilgan ofis ishi har qanday (hatto kichik) korxonaning muvaffaqiyatli ishining tarkibiy qismlaridan biridir. Darhaqiqat, biznes sheriklarining dastlabki taassurotlari asosiy hujjatlar (buyruqlar, ko'rsatmalar, xatlar va boshqalar) qanday tuzilganiga bog'liq. Kiruvchi, chiquvchi va ichki hujjatlar oqimlari qanchalik tez o'tishi ham muhimdir.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Korxonadagi ish jarayoni uchun ma'lum bir xodim javobgar bo'lishi kerak. Agar korxona unchalik katta bo'lmasa, u kotib, kotib yordamchisi. Agar tashkilotga bir nechta bo'linmalar kirsa (ayniqsa, ularning hududiy joylashuvi har xil bo'lsa), maktabgacha ta'lim muassasasi xizmati tashkil etiladi (menejmentni hujjat bilan ta'minlash).
Kompaniyaning ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalarini ishlab chiqadigan, uni qayta ko'rib chiqadigan va o'zgartirishlar kiritadiganlar. Hujjatni tayyorlashda siz "Federal ijroiya organlarida ish yuritish qoidalarini" asos qilib olishingiz mumkin.
2-qadam
Bu muhim, hal qiluvchi bosqich, chunki ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar tasdiqlangandan so'ng, korxonadagi hujjatlar ma'lum bir uslubga mos kelishi kerak:
- detallarning joylashishi (uzunlamasına, burchakli);
- korporativ shrift;
- format (qog'oz kattaligi, chuqurliklar).
Korxonaning namunaviy shakllaridan tashqari, yo'riqnomada kiruvchi / chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishni tashkil etish kabi masalalar aks ettirilishi kerak; qabul qilingan hujjatlar va qarorlar ijrosi ustidan nazoratni tashkil etish; hujjatlarni tayyorlash va arxivga topshirish va boshqalar.
3-qadam
Muayyan mavzudagi hujjatlar topshiriladigan papkalarni shakllantirish ishlarning nomenklaturasiga muvofiq amalga oshirilishi kerak. U ish yuritishni yuritishga mas'ul shaxs tomonidan "Saqlash vaqtini ko'rsatgan holda tashkilot faoliyatida shakllangan standart boshqaruv hujjatlari ro'yxati" asosida ishlab chiqilgan.
4-qadam
Ishlar nomenklaturasini ishlab chiqish bo'yicha ishlar hajmi katta, keng bilim talab etilishi sababli, bu borada alohida xizmatlar va bo'limlarning vakillarini jalb qilgan holda ishlarni tashkil qilish to'g'riroq. Ular xizmat yoki bo'limda shakllanadigan ishlarning ro'yxatlarini (shuningdek, saqlash muddatlari ko'rsatilgan holda) tuzadilar va maktabgacha ta'lim muassasasi korxona uchun ishlarning qisqacha nomenklaturasini tuzadi.
5-qadam
Hujjatlar bilan ishlashni osonlashtirish uchun elektron hujjat aylanishi tizimidan (EDMS) foydalanadigan korxonalar soni ko'paymoqda. Har qanday korxona uchun samarali ishlaydigan EDMSni tanlash mumkin (ishchilar soni 7 yoki 2000). Bugungi kunda narx / sifat nisbati jihatidan eng samarali "Delo", "EVFRAT-Hujjatlarni boshqarish" kabi tizimlar mavjud.
Ammo sizning korxonangiz hali EDMS sotib ololmasa ham, standart Microsoft Office dasturlari yordamga keladi. Word, Excel, PowerPoint dasturlarining odatiy vositalaridan foydalangan holda hujjatlarni rasmiylashtirishni korporativ identifikator talablariga muvofiq ravishda tashkil etish, elektron hujjat aylanishini yo'lga qo'yish mumkin.
