Har qanday korxona o'zining ishlab chiqarish faoliyati davomida bir qancha, ba'zan esa uzoq vaqt saqlanishi kerak bo'lgan ko'plab hujjatlarni yaratadi. Buning uchun arxivni tashkil qilish zarur.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Arxivda hujjatlarni saqlash uchun zarur shart-sharoitlarni yaratish. Avvalo, xona quyosh nurlarining to'g'ridan-to'g'ri ta'siridan himoyalangan bo'lishi kerak, havo namligi darajasi ruxsat etilgan darajadan oshmasligi kerak, shuningdek ruxsatsiz shaxslarga kirish yopiq bo'lishi kerak.
2-qadam
E'tibor bering, arxiv binolariga qo'yiladigan talablarga binoan uni yog'och binolarda, eskirgan binolarda, nam poydevorli binolarda, mansardlarda yoki podvallarda joylashtirishga yo'l qo'yilmaydi. Shu bilan birga, moslashtirilgan binoda turli xil arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo'ljallangan binolar ushbu binoda joylashgan boshqa binolardan ajratilishi kerak. Shuningdek, arxivni umumiy ovqatlanish xizmatlari, kimyoviy yoki yong'inga xavfli moddalarni saqlaydigan tashkilotlar, oziq-ovqat omborlari joylashgan bino binolarida joylashtirishga yo'l qo'yilmaydi.
3-qadam
Tashkilot arxivini yozuvlarni saqlash uchun moslashtirilgan yoki maxsus qurilgan binoda joylashtiring. Yong'in xavfsizligiga muvofiq xonani xavfli narsalardan olib tashlash kerak. Bularga, masalan, avtoturargohlar, yoqilg'i quyish shoxobchalari, garajlar kiradi. Shuningdek, korxona arxivi binolari yaqinida havoni ifloslantiradigan narsalar bo'lmasligi kerak.
4-qadam
Arxivni tashkil qilish uchun mos bo'lgan xonani tanlashda, arxivning normal ishlashi uchun bir nechta alohida xonalar kerakligini hisobga oling: arxivni saqlash; hujjatlarni qabul qilish xonasi; saqlanadigan hujjatlardan foydalanish uchun binolar; arxiv xodimlari uchun ish xonasi.
5-qadam
Arxiv omborini laboratoriya, maishiy va ishlab chiqarish binolaridan uzoqlashtiring. Shu bilan birga, u bilan umumiy shamollatish kanallari mavjud emasligiga va kamida ikki soatlik yong'inga chidamlilik chegarasi bo'lgan olovga chidamli devor va shiftlar yordamida qo'shni xonalardan ajratilganligiga e'tibor bering. Shuningdek, arxiv xonasida kanalizatsiya va suv ta'minoti quvurlari yotqizilgan.
6-qadam
Saqlashni tashkil qilish uchun "Hujjatlarni saqlash to'g'risidagi nizom" ni tuzing va uni rahbari bilan tasdiqlang. Bundan tashqari, rahbarning buyrug'i bilan arxiv uchun javobgar shaxs tayinlanishi kerak. Shuningdek, vaqti-vaqti bilan hujjatlarni saqlash muddatlariga muvofiqligi bo'yicha ekspertiza o'tkazadigan maxsus ekspert komissiyasi tuzilmoqda.
