Jamoa yig'ilishi turli xil ish vaziyatlarini, shu jumladan nizoli vaziyatlarni tahlil qilishning samarali usuli bo'lishi mumkin. U munozarali masalalarni ommaviy ravishda muhokama qiladi va har bir xodim uchun majburiy bo'lgan qarorlarni qabul qiladi. Kollektiv yig'ilishidan oldin ko'plab tayyorgarlik ishlari olib borilishi kerak.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Uchrashuvning asosiy mavzusini shakllantirish. Qoidaga ko'ra, kollektiv yig'ilish bitta dolzarb masala bo'yicha o'tkaziladi. Bu, masalan, tashkilotning bir yildagi ishini tahlil qilish yoki qisqartirilgan ish vaqtiga o'tish bo'lishi mumkin.
2-qadam
Kun tartibini o'ylab ko'ring. Uning fikrlari muhokama qilinishi kerak bo'lgan aniq masalalar bo'ladi. Kamida ikkitadan va beshtadan ko'p bo'lmasligi kerak. Savollarni ahamiyatini kamayishi bo'yicha tartiblang. Agar yig'ilish mavzusi ancha keng bo'lsa, kun tartibidagi so'nggi masala sifatida "Turli xil" ni qo'ying. Bu erda siz asosiy mavzudan biroz chetga chiqib, ayni paytda jamoani tashvishga solayotgan kichik muammolarni muhokama qilishingiz mumkin.
3-qadam
Notiqlarni tayyorlang. Jamoada fikri nufuzli deb hisoblangan vakolatli xodim yig'ilish kun tartibidagi har bir masala bo'yicha gaplashishi kerak. Unga yaqinlashib kelayotgan hisobot haqida 1-2 hafta oldin ogohlantiring, shunda odam o'z xabarini xotirjam o'ylab ko'rishi mumkin. Uchrashuvdan 2-3 kun oldin, har bir ma'ruzachi bilan suhbatlashing, uning nutqi matni tayyor va bayon qilingan mavzuga mos kelishiga ishonch hosil qiling.
4-qadam
Uchrashuv xonasini tayyorlang. Agar sizning tashkilotingizda majlislar zali yoki boshqa yig'ilish xonasi bo'lsa yaxshi bo'ladi. Aks holda, mumkin bo'lgan eng katta xonadan foydalaning. Uchrashuv kuni etarlicha stullar o'rnatilishi va agar mavjud bo'lsa, proektor, kompyuter va mikrofon ulanishi va o'rnatilishi kerak bo'ladi. Shuningdek, har bir yig'ilish ishtirokchisining muhokama qilinadigan hujjatlari bo'lgan maxsus papkalarini oldindan tuzishingiz mumkin.
5-qadam
Barcha xodimlarni yig'ilish kuni, vaqti va joyi to'g'risida xabardor qiling. An'anaviy usullardan birini qo'llang: e'lonlar taxtasida ma'lumotlarni joylashtiring, elektron pochta xabarlarini yuboring, tarkibiy bo'linmalar rahbarlarini chaqiring, har bir xodim bilan shaxsan suhbatlashing. Sizning tanlovingiz kompaniyaning an'analari va ishchilar soniga bog'liq bo'ladi.
6-qadam
Uchrashuvni boshlashdan oldin ishtirokchilarni ro'yxatdan o'tkazing. Keyinchalik ushbu ro'yxatni protokolga qo'shasiz. Uchrashuvni xodimlar uchun rejalashtirilgan va e'lon qilingan vaqtda boshlashni unutmang. Kech kelganlarni kutmang, tadbirning ahamiyati va jiddiyligini ko'rsating.
7-qadam
Uchrashuvning asosiy mavzusi va u erda ko'rib chiqiladigan masalalarni e'lon qiling. Jamoadan yig'ilish uchun rais va kotib tanlashni so'rang. Qoida tariqasida tashkilot rahbari yoki uning o'rinbosari rais, kotib etib esa kotib yoki ofis menejeri saylanadi. Rais yig'ilishni olib boradi, tartibni saqlaydi va qoidalarga amal qiladi. Kotibning vazifalariga batafsil bayonnomani yuritish kiradi: ma'ruzachilarning nutqlarini yozish, ularga savollar, munozaralar va takliflar.
8-qadam
Gapirishning belgilangan vaqt jadvaliga rioya qiling, aks holda sizning uchrashuvingiz yarim tungacha cho'zilishi va hech qachon qaror qabul qilmaslik xavfi tug'diradi. Qoida tariqasida asosiy ma'ruzachilar ixtiyorida 15-20 minut bor, lekin 30 dan oshmasligi kerak. Ikkilamchi mavzular bo'yicha ma'ruzachilar 10-15 minut ichida bo'lishlari kerak. Ishtirokchining auditoriyadan nutqi 2-3 minut bilan cheklangan. Savolga 5 daqiqadan ko'proq vaqt davomida javob berishingiz mumkin. Agar vaqt oshib ketgan bo'lsa, qoidalarni qat'iy eslatib qo'ying.
9-qadam
Uchrashuv kun tartibi aniqlangandan so'ng va hamma so'zga chiqqandan so'ng, uchrashuvni qisqacha qisqacha bayon qiling. Agar muhim qarorlar qabul qilingan bo'lsa, ularning loyihasi barcha ishtirokchilarga ovoz chiqarib o'qilishi kerak.
10-qadam
Uchrashuvdan keyin ikki kun ichida siz protokolning yakuniy versiyasini va qabul qilingan qarorlarni tayyorlashingiz kerak. Protokol yig'ilish raisi tomonidan kelishilgan va imzolangan bo'lishi kerak. Qarorlarni va ularni bajarish muddatlarini ularni bajarishi kerak bo'lgan barcha xodimlarga etkazing.
