Yig'ilish o'z-o'zidan tayyorlanishi mumkin bo'lgan voqea degan fikr bor. Aslida, biznesning o'zaro ta'sirining ushbu shakli jiddiy ma'muriy tayyorgarlikni talab qiladi.
Uchrashuv mavzusi
Uchrashuvning sababi tashabbuskor tomonidan tuzilishi kerak. Hech bo'lmaganda har doim ham ushbu imkoniyatdagi uchrashuvning eng muhim ishtirokchisi. Uchrashuvlar korporativ ichki va ko'plab taklif etilganlarni jalb qilgan holda o'tkazilishi mumkinligiga asoslanib, mavzuni suhbat uchun zarur bo'lgan barcha odamlarni jalb qila oladigan tarzda belgilash muhimdir.
Odatda mavzuni texnik shakllantirish ma'muriy xodim tomonidan yoki to'g'ridan-to'g'ri yig'ilish kotibi tomonidan amalga oshiriladi. Uchrashuv kun tartibi berilgan mavzudan kelib chiqadi. Ushbu hujjat muhokamaga rejalashtirilgan barcha masalalarni o'z ichiga oladi. Oldindan kelishilgan holda, har bir savolga ma'ruzachi tayinlanadi, unga munozarani hisobga olmasdan nutqi uchun muddat belgilanadi. Muhokama muddati kun tartibida alohida belgilanadi.
Muammoni yaxshiroq tushunish uchun qisqa ma'lumotnomalar, statistik ma'lumotlar yoki boshqa har qanday ma'lumotni o'z ichiga olgan tarqatma materialni tayyorlash ortiqcha bo'lmaydi. Kotib har bir ma'ruzachi bilan bunday materiallarni alohida tayyorlaydi.
Hujjatli tayyorgarlikning yakuniy bosqichi - har bir masala bo'yicha qarorlar loyihalarini ishlab chiqish. Ushbu hujjat ma'ruzachilar tomonidan muhokama asosida taklif qilingan echimlarni aks ettiradi. Ular ma'ruzachilar tomonidan taqdim etilgan so'nggi jumlalarni yozadilar. Agar ishtirokchilar qaror loyihasidagi variant bilan rozi bo'lmasalar, hujjat kotib tomonidan tuzatiladi.
Taklif qilingan shaxslar
Kun tartibi asosan ko'tarilgan muammolarni hal qilish uchun taklif qilinishi kerak bo'lgan shaxslarning taxminiy ro'yxatini aniqlaydi. Demak, samarali usul ma'ruzachi bilan qarama-qarshi nuqtai nazarga ega odamlarni taklif qilishdir. Bunday holda, uchrashuv bahsli vaziyat tomonlari uchun "davra suhbati" bo'lib xizmat qiladi.
Uchrashuv ishtirokchilari mavjud bo'lgan har qanday usul - telefon orqali qo'ng'iroq, elektron pochta yoki shaxsiy taklifnoma bilan xabardor qilinadi. Barcha hujjatlar to'plami barcha ishtirokchilarga oldindan topshirilishi kerak, shunda ular materiallar bilan oldindan tanishish imkoniyatiga ega bo'ladilar.
Uchrashuvni o'tkazish
Yig'ilishda kotib ishtirok etishi shart. Uning vazifasi muhokamadan so'ng bayonnoma tuzishdir. Hujjatni tuzishda, munozarani yozib olishning so'zma-so'z aniqligi emas, balki asosiy nutqlar va aniq takliflarning aks etishi muhim ahamiyatga ega.
Mumkin bo'lgan kelishmovchiliklarni istisno qilish uchun, uchrashuvni diktofonga yozib qo'yish yaxshiroqdir. Yozuvning boshlanishi haqida barcha ishtirokchilar xabardor bo'lishi kerak.
