PR menejeri o'z ishini bilishi kerak. Bu muhim ma'lumotlarning arxivlarini saqlash zarurligini tushuntiradi, ular press-fayllar yoki media-fayllar deb nomlanadi.
PR menejeri arxivi
Tashkilot obro'siga to'g'ridan-to'g'ri yoki bilvosita ta'sir ko'rsatadigan barcha muhim yangiliklar, shaxslar va voqealar uchun press-doska yig'iladi.
Alohida hujjatlar shkaflarini quyidagilarga muvofiq saqlash maqbuldir:
- muntazam va bir martalik tadbirlar: ko'rgazmalar, seminarlar, davra suhbatlari, uchrashuvlar va biznes-ziyofatlar;
- asosiy shaxslar, fikr rahbarlari, tashkilot pozitsiyasining ittifoqchilari va uning muxoliflari;
- PR-xizmati tomonidan muntazam ravishda yoritib boriladigan mavzular. Bu nafaqat tashkilotning o'z materiallarini, balki jamoatchilik reaktsiyasi, tahririyat materiallari, ekspertlarning izohlari va boshqalarni ham to'plash muhimdir.
- sanoat ommaviy axborot vositalari va jurnalistlar.
Matbuot ma'lumotlari, har qanday arxiv singari, ma'lumot muntazam yangilanib turadigan va yangi ma'lumotlar zahmat bilan to'planadigan dinamik axborot bazasi bo'lishi kerak.
To'plash texnikasi
Texnik tomondan, matbuot hujjatlari bosma yoki elektron shaklda bo'lishi mumkin. Ko'pincha, matbuot hujjatlari bo'yicha ishlarni minimallashtirish uchun ikkala qo'shimcha arxiv variantlariga ham ruxsat beriladi.
Matbuot ma'lumotnomasiga ommaviy axborot vositalaridagi nashrlar, PR-xizmatning o'z materiallari kiradi. Shaxslar uchun biografiya, fotosuratlar, shaxsiy ma'lumotlar (shaxsning ruxsati bilan), shaxsiy aloqa ma'lumotlari va yordamchilarning telefonlari ishlatiladi. Tadbir dasturlari, rezolyutsiyalari, ishtirokchilarning tarqatma materiallari va tashkilotchilarning aloqalaridan voqealar uchun matbuot ma'lumotlarini to'plash muhimdir.
Matbuot ma'lumotnomasida ommaviy axborot vositalari va jurnalistlar to'g'risidagi ma'lumotlar alohida o'rin tutadi. PR mutaxassisi, tashkilot hozirda tahririyat bilan o'zaro aloqada bo'ladimi-yo'qligidan qat'i nazar, har bir ixtisoslashgan ommaviy axborot vositalarining batafsil tavsifini berishi kerak. Xom ma'lumotlar tiraj (agar u bosma nashr bo'lsa), tashrif (Internet-resurslar uchun), muassislar, bosh direktor, muharrir va soha jurnalistlari to'g'risidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak.
Barcha ommaviy axborot vositalarida sheriklarning tug'ilgan sanalari, tahririyat ierarxiyasida qanday pozitsiyani egallashidan qat'i nazar, hech qachon ortiqcha bo'lmaydi. Agar do'stona tashkilotning PR-xizmati ularni kichik postkarta yoki yam-yashil guldasta bilan tabriklasa, oddiy xodim va media-korporatsiya rahbari ham mamnun bo'ladi. Jurnalistlar haqidagi ma'lumotlar tashkilotning axborot vakolatlari bilan cheklangan. Agar PR xizmati materialni tayyorlash uchun tashkilot bo'yicha tahlilchi tayyorlagan va muxbirga topshirgan bo'lsa, siz bu haqda matbuot ma'lumotnomasida iz qoldirishingiz kerak. Bu takroriy aloqada bo'lgan hamkasblar o'rtasida xabardorlikning boshlang'ich nuqtasini bilishni osonlashtiradi.
Matbuot ma'lumotlarini to'ldirish to'g'ridan-to'g'ri PR-xizmati ommaviy axborot vositalarini sinchkovlik bilan tahlil qilishi bilan bog'liq. PR-menejer tashkiloti faoliyatiga yaqin mavzudagi yangi maqola paydo bo'lishi bilanoq, u matbuot ma'lumotnomasiga kiritilishi kerak. Shuningdek, siz video hikoyalar, mualliflik ustunlari, nufuzli bloggerlarning yozuvlari va boshqa ma'lumotlar bilan ishlashingiz kerak.
Matbuot hujjatlariga kirish
Agar matbuot ma'lumoti uzoq vaqt davomida shakllantirilgan bo'lsa, unda ko'pincha ochiq manbalardan olingan ma'lumotlardan tashqari, unda insayder deb ataladigan narsa paydo bo'ladi. Insayder ma'lumotlari odatda norasmiy manbalardan olingan, hanuzgacha ommaviy tasdiqlanmagan ma'lumotlar deb nomlanadi. Tashkilotlarning rasmiy vakillari bunday ma'lumotlarni uzoq vaqt davomida "izoh bermaslik" maqomida saqlashlari mumkin, shuning uchun PR menejeri matbuot hujjatlarida bir marta uchinchi shaxslarning arxivga kirishini cheklash zarurligini eslashi kerak.
Matbuot hujjatlariga kirishni cheklashning yana bir rag'batlantiruvchisi shaxsiy ma'lumotlar bo'lib, ular ko'pincha shaxslar to'g'risidagi ma'lumotlar bilan to'ldiriladi. Tashkilotning boshqa xodimlari, boshqa tashkilotlarning PR-mutaxassislari va boshqa manfaatdor shaxslar bilan bog'lanishda buni eslash muhimdir. Matbuot ma'lumotnomasi asosan tashkilotning ichki ishlatilishi uchun ishlab chiqilgan.
Bu, shuningdek, ma'lumotlarning tarqalishini oldini olish uchun qo'shimcha xavfsizlik tizimlarini o'rnatish zarurligini tushuntiradi. Qog'oz materiallarini papkalarga yig'ish muhimdir, ularga kirish qat'iy cheklangan bo'lishi kerak. Elektron ma'lumotlar bazalari PR-bo'lim xodimlari uchun, so'rov bo'yicha - tashkilot rahbariyatiga taqdim etilishi kerak, ammo korporativ ma'lumotlarning keng doirasi uchun yopiq bo'lishi kerak.
