Ba'zi kompaniyalar o'nlab yillar davomida hujjatlarga ega. Muhim qog'ozlarning ajinib qolishi yoki yo'qolishining oldini olish uchun ularni qattiq karton yoki plastmassadan tayyorlangan papkalarga kiritish kerak. Identifikatsiya qilish uchun har bir shartnomaga alohida raqam bering.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Kerakli shartnomani topishni osonlashtirish uchun yozuvlar kitobini saqlang. Hujjatga raqamni bering va ushbu jurnalga kiriting. Raqamga qo'shimcha ravishda, shartnoma sanasini kiriting. Jurnaldagi yozuv quyidagicha bo'lishi kerak: 1. 22.02.2011 yildagi 123TP-sonli shartnoma. Eslatmalarda siz hujjatning korporativ uslubi talab qilganda shartnomaning mohiyatini ko'rsatishingiz mumkin.
2-qadam
Agar kompaniyada bir nechta yuridik shaxslar mavjud bo'lsa, ularning har biri uchun alohida shartnomalar kitobini yarating. Notation-da an'anaviy belgilarni ishlating. Masalan, "Masha and Bears" OAJ bilan tuzilgan shartnomalarni 123MM deb yozing. Va 123TP bilan ZAO "Uchta kichik cho'chqa" qimmatli qog'ozlarini belgilang. Chalkashmaslik uchun raqamlarni belgilang.
3-qadam
Shartnoma har ikki tomonning bosh direktorlari tomonidan imzolangan barcha tasdiqlardan o'tganida, muhrlar qo'yilgan bo'lsa, u papkaga yozilishi mumkin. Qattiq qopqoqli papkalarni tanlang - ular hujjatlar xavfsizligini ta'minlaydi. Har bir yuridik shaxs o'z papkasiga muhtoj.
4-qadam
Choyshabdan oldin. Teshikni oling va yangi teshiklarni oching. Hujjatni papkaga joylashtiring va uni maxsus antennalar bilan mahkamlang. Bitta shartnomani boshqasidan A4 bo'sh varag'i bilan ajrating.
5-qadam
Shuningdek, shartnomalarni boshqa yo'l bilan rasmiylashtirishingiz mumkin. Buning uchun shaffof fayllar kerak bo'ladi. Har bir hujjatni alohida faylga joylashtiring va uni papkaga joylashtiring.
6-qadam
Bitta papkada juda ko'p shartnomalarni saqlamang - ular ajin tushishi mumkin. Jildni yopish oson bo'lishi kerak, alohida varaqlar yopishmasligi kerak.
7-qadam
Shartnomalari bo'lgan papkalarni saqlash uchun shkafda alohida javon bor. Jildga hujjat egasi bo'lgan yil va yuridik shaxsni yozing. Agar kerak bo'lsa, bu sizga kerakli hujjatlarni tezda topishga imkon beradi.
8-qadam
Uch yil oldingi shartnomalar bilan papkalarni har doim saqlashga hojat yo'q. Hujjatlar berilgan yil va yuridik shaxsga imzo qo'yib, ularni karton qutilarga joylashtiring. Qutilarni omborga yuboring. Saqlash uchun quruq joyni tanlang. Namlik qog'ozga zararli.
