Gavjum ish jadvalida nafaqat tushlik uchun, balki besh daqiqalik dam olish uchun ham vaqt ajratish qiyin bo'lishi mumkin. Favqulodda vaziyat rejimida ishlash nafaqat jismoniy charchoqni keltirib chiqarmaydi. Depressiyani keltirib chiqaradigan psixologik noqulaylik paydo bo'ladi. Shuning uchun vazifalarni ortiqcha harakatlarsiz bajarishni boshqarish uchun ish kunini malakali tashkil etish zarur.
Vaqtni boshqarish matritsasi - uni qanday qurish kerak
Ish vaqtini optimallashtirishning eng mashhur vositasi bu Eyzenxauer matritsasi. Bu vaqtni boshqarish bo'yicha treninglarda makiyaj qilishni o'rgatadigan birinchi narsa. Oddiy to'rt hujayrali jadvalda vazifalar ustuvorlikka bo'linib yoziladi. Yuqoridagi chap kvadrat - shoshilinch va muhim. Bunga o'tkir inqirozli ish lahzalarini hal qilish, dolzarb vazifalar, muddati yaqinlashayotgan loyihalar kiradi. Yuqori o'ng tomonda - muhim, ammo unchalik muhim bo'lmagan masalalar. Bu yangi loyihalarni rejalashtirish, bajarilgan ishlarning samaradorligini baholash, kundalik vazifalar, faoliyatning yangi yo'nalishlarini aniqlash. Pastki chap hujayra - unchalik muhim bo'lmagan, ammo favqulodda vazifalar. Bunga telefon orqali suhbatlar, ba'zi uchrashuvlar, shoshilinch materiallarni ko'rib chiqish, ijtimoiy tadbirlar kiradi. Va oxirgi, pastki o'ng hujayra - bu muhim emas va shoshilinch emas. Bu odatiy ish, ba'zi qo'ng'iroqlar, ko'ngil ochish.
Eng samarali ish kuni yuqori o'ng kvadrat maksimal darajada to'ldirilgan kun hisoblanadi - muhim, ammo favqulodda bo'lmagan masalalar bilan. Bu shuni anglatadiki, barcha tayinlangan vazifalarni bajarish uchun vaqt bor, hamma narsa rejaga muvofiq ketmoqda, hech qanday favqulodda vaziyat kutilmaydi. Agar yuqori chap kvadrat to'lgan bo'lsa, demak, ko'p vazifalar "keyinroq" qoldirilgan, va endi siz shoshilinch va o'ta muhim masalalarda to'plangan uyumni tozalashingiz kerak. Shu bilan birga, muhim bo'lgan, ammo favqulodda bo'lmagan narsalar to'planib qolmoqda, buni ham qilish kerak, ammo bunga vaqt yo'q. Va favqulodda holat tugagandan so'ng, keyingisi avvalgi favqulodda bo'lmagan holatlar ularni amalga oshirish muddatlariga ancha oldin yaqinlashgani sababli shakllanadi.
Voqealarning bunday rivojlanishiga yo'l qo'ymaslik uchun Eyzenxauer matritsasini nafaqat ish kunida, balki muntazam ravishda tuzish kerak. Eng samarali menejerlar buni bir necha bor bajaradilar. Oyning oxirida - keyingi, hujayralarga asosiy vazifalarni taqsimlash. Haftaning oxirida - keyingisi, kvadratdagi ishlarni tarqatib, tuzatishlar kiritdi. Va ish kuni tugashidan oldin - keyingi, asosiy masalalar rejasini tuzish. Mas'uliyatni bunday taqsimlash besh dan o'n minutgacha davom etadi va miyangizni qaysi ishlarni birinchi bo'lib, keyinroq - keyinroq bajarmaslikka imkon beradi.
Doimiy siqilish - nima qilish kerak?
Agar narsalar to'planib qolsa va ishchining sakkiz soati barcha vazifalarni bajarish uchun etarli bo'lmasa, vakolatni topshirishni o'ylash kerak. Ehtimol, juda ko'p vazifalar qo'yilganki, ularni bitta xodim hal qila olmaydi. Ushbu holatni rahbariyatga aniqlik kiritishga arziydi. Buning uchun kichik bandlar bilan bajariladigan ishlar ro'yxatini tuzishingiz kerak - vazifani bajarish uchun nima qilishingiz kerak. Yaxshisi, sarflangan vaqtni rejalashtiring. Bu xo'jayinga bitta odam uchun butun ish hajmini engish haqiqiy emasligini aniq ko'rsatib beradi. Bunday holda, vazifalarning bir qismi menejerdan olib tashlanishi va boshqa xodimga topshirilishi mumkin.
