Uchrashuvlar natijalari protokol shaklida hujjatli yozuvlarni talab qiladi. Ushbu hujjatni ishlab chiqishda, munozaraning asosiy nuqtasini aks ettirish, barcha munozarani iloji boricha qisqacha taqdim etish muhimdir.
Yig'ilishdan keyin bayonnoma yig'ilish kotibi tomonidan tuziladi, u muhokama paytida eslatmalarni yozishi yoki diktofon yozuvini olib borishi kerak. Ikkinchi variant - yuzaga kelishi mumkin bo'lgan nizolarni hal qilish uchun eng maqbul variant.
Vizual ravishda hujjat quyidagi qismlardan iborat:
- umumiy ma'lumot;
- majlis kun tartibi;
- muhokama va qabul qilingan qarorlar.
Umumiy ma'lumot
Ushbu ma'lumot blokida sarlavha, joy (shahar, uchrashuv sanasi, vaqti), ishtirok etgan shaxslar ro'yxati mavjud. Uchrashuvning nomi - sarlavha. Masalan, kadrlar masalasi bo'yicha ishchi guruh yig'ilishi. Sana va vaqt blokida protokol imzolangan sana haqida emas, balki to'g'ridan-to'g'ri o'tkazilgan yig'ilish to'g'risidagi ma'lumotlar ko'rsatilgan.
Agar yig'ilish doimiy tuzilma (komissiya, ishchi guruh va boshqalar) tomonidan o'tkazilsa, u holda umumiy ma'lumot yig'ilishning doimiy raisi va kotibining to'liq ismini ko'rsatib beradi.
Yig'ilganlarning ro'yxatini tuzishda, taklif qilinganlarning lavozimlari va ish joylarining nomlari ko'rsatilishi kerak. Ushbu ma'lumot bloki "Present" so'zi bilan boshlanadi. Agar yig'ilish ovoz berishni nazarda tutgan bo'lsa, unda bayonnomada qatnashganlar ikki guruhga bo'linadi - ovoz berish huquqiga ega va ovoz berishda qatnashish huquqisiz.
Uchrashuv kun tartibi
Majlis kun tartibi yig'ilishdan oldin tuziladi. Biroq, istisnolar mavjud, masalan - shoshilinch uchrashuvlar uchun. Ushbu blokda ma'ruzachilar va ma'ruzalar uchun muddat ko'rsatilmagan holda yig'ilish masalalari keltirilgan. Yig'ilish bitta masalani muhokama qilish uchun chaqirilgan bo'lsa ham, u hujjat sarlavhasiga kiritilmagan, ammo kun tartibi shaklida tuzilgan.
Nutq vaqtiga qarab taqdim etilgan kun tartibi avtomatik ravishda tasdiqlanishi yoki rais tomonidan ovozga qo'yilishi mumkin. Bunda muhokamalar yig'ilish kun tartibini tasdiqlash masalasi bilan boshlanadi. Agar e'tirozlar bo'lmasa, unda bayonnomada bunday qaror quyidagicha rasmiylashtiriladi: "Kun tartibini kelishish masalasi ovozga qo'yildi." Quyidagi shaklda ovoz berish natijalari keltirilgan: "Ovoz berdi: tarafdorlari - (ovozlar soni), qarshi - yo'q, betaraf qolgan - yo'q".
Muhokama qilish va qaror qabul qilish
Savollarning eng katta qismi muhokama jarayonini aks ettirish uchun ajratilgan. Kun tartibidagi har bir masala kun tartibidagi so'zlardan boshlab alohida blokga qo'yiladi. Shundan so'ng quyidagi shaklda tuzilgan ma'ruza jarayoni davom etadi: "Tinglandi: (ma'ruzachining to'liq ismi)". Tajribali transkriptorlar nutqlarni ko'chirishni emas, balki bir nechta jumlalarda ifodalanishi mumkin bo'lgan umumiy ma'noni qoldirishni tavsiya qiladi. Agar ma'ruzaning aksariyat qismining ma'nosini saqlab qolish muhim bo'lsa, unda siz hujjat matnida unga murojaat qilib, nutqning tezislarini yoki taqdimotdan parchalarni protokolga ilova qilishingiz mumkin.
Xuddi shu narsa muhokamalar jarayonini aks ettirish uchun ham qo'llaniladi. Agar bir nechta ma'ruzachilar bir xil nuqtai nazarga rioya qilsalar, unda ularning chiqishlari quyidagi shaklda rasmiylashtirilishi mumkin: "Spikerning fikrini qo'llab-quvvatlagan ma'ruzachilar (ma'ruzachilarning to'liq ismlari)".
Har bir savol natijasida yechim ishlab chiqilishi kerak. U qarorlar loyihasida oldindan tayyorlanishi yoki yig'ilish qatnashchilarining o'zlari tomonidan muhokama jarayonida shakllantirilishi kerak. Qarorlar aniq formulalar shaklida qabul qilinadi, ular aniq va aniq taqdim etilishi kerak. Uchrashuv ishtirokchilari sof axborotga oid chiqishlarni hisobga olishlari mumkin.
Agar yig'ilish ovoz berishni nazarda tutgan bo'lsa, har bir sondan keyingi protokolda uning natijalari bo'lishi kerak: "Qaror bir ovozdan qabul qilindi", "Qaror ko'pchilik ovoz bilan qabul qilindi", "Qaror qabul qilinmadi." Shunga o'xshash yozuvlar yozilishi kerak masalalar muhokamadan olib tashlangan, boshqa yig'ilishga qoldirilgan yoki ma'ruzachi yo'qligi sababli ko'rib chiqilmagan hollarda.
Yakunda bayonnoma raislik qiluvchi va kotib tomonidan imzolanadi va agar kerak bo'lsa, yig'ilish o'tkazgan tashkilot muhri bilan tasdiqlanadi.
