Har qanday tashkilotda, hatto kichik birida ham, turli xil buyruqlar va buyruqlar chiqariladi va saqlanadi. Agar ularning barchasi ro'yxatga olinib, bitta narsaga yozilgan bo'lsa, unda ertami-kechmi bu chalkashlikka olib keladi. Va tekshiruv organlari vakillari bu kabi ish yuritishni ma'qullashlari ehtimoldan yiroq emas.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Korxonada chiqarilgan buyurtmalarni to'g'ri taqsimlash uchun siz quyidagi hujjatlarni ko'rsatishingiz kerak:
- Rosarhiv tomonidan tasdiqlangan "Saqlash vaqtini ko'rsatgan holda tashkilot faoliyatida shakllangan odatdagi boshqaruv hujjatlari ro'yxati";
- ish yuritish bo'yicha ko'rsatmalar (boshqaruv organi tomonidan ishlab chiqilgan).
Ushbu hujjatlar asosida har bir korxonada ishlar nomenklaturasi ishlab chiqilishi kerak. Uning asosida buyruqlar, ko'rsatmalar va boshqa hujjatlar taqsimlanadi.
Korxonaning kattaligiga va uning tuzilishiga qarab, ishlarning ishlab chiqilgan nomenklaturasi harflar kodini ko'rsatgan holda bo'limlarga bo'linishi yoki umumiy bo'lishi mumkin.
Qanday bo'lmasin, korxonadagi barcha buyurtmalar shartli ravishda asosiy va xo'jalik faoliyatiga va xodimlarga buyurtmalarga bo'linadi.
2-qadam
Asosiy va iqtisodiy faoliyatga buyurtmalar, qoida tariqasida, kotib tomonidan saqlanadi (agar alohida buyruqda boshqacha ko'rsatilmagan bo'lsa). Shuningdek, u ushbu buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazish, saqlash va arxivlash uchun javobgardir.
Hujjatlar saqlash muddati jihatidan farq qiladi. Korxonaning asosiy faoliyatiga (tashkiliy tuzilishga, shtatlar jadvalini tasdiqlashga, unga o'zgartirishlar kiritishga va boshqalarga) buyurtmalar doimiy ravishda saqlash liniyalariga ega. Taqvim yilining oxirida ular korxona arxiviga topshiriladi.
Iqtisodiy va operatsion masalalar bo'yicha buyurtmalar 5 yil davomida saqlanadi. Ular ketma-ket xatsiz raqamlanadi. Agar korxonada chiqarilgan buyurtmalar hajmi katta bo'lsa, yil davomida ular hajmlarga bo'linadi. Saqlash muddati tugagandan so'ng, ular tegishli dalolatnomani rasmiylashtirish bilan yo'q qilinadi.
3-qadam
Kadrlar uchun buyurtmalar tuziladi va korxonaning xodimlarni boshqarish bo'limida saqlanadi. Ular raf umrida ham farq qiladi.
Alohida holat - bu qabul qilish, ishdan bo'shatish va saqlash muddati 75 yil bo'lgan transfer to'g'risida buyruqlar. Familiyani o'zgartirish, uzoq muddatli ish safari, xodimlarni uzoq muddatli vaqtincha ko'chirish va h.k.lar haqida buyruqlar ham shu erda rasmiylashtiriladi. Bu hujjatlar jurnalda ro'yxatdan o'tkazilgan, doimiy raqamlash va harflar bilan yozilgan (ko'pincha "ls", "k")). Yil oxirida bunday buyurtmalar ro'yxatga olish jurnali bilan birgalikda bitta papkaga tikiladi va arxivga topshiriladi.
4-qadam
Dam olish uchun buyurtmalar (muntazam, ish haqisiz va boshqalar), qisqa muddatli ish safari va o'tkazmalar alohida faylda tuziladi, ular 5 yil davomida saqlanadi. Buyurtmaning raqamlanishiga xat qo'shiladi (masalan, "o" yoki bo'lim kodi).
Yig'ish uchun buyurtmalar bir xil saqlash muddatiga ega. Biroq, ularni alohida saqlash tavsiya etiladi ularga tahlil materiallari (tushuntirish yozuvlari, bayonnomalar, kasaba uyushma qo'mitasining bildirishnomalari va qarorlari va boshqalar) ilova qilinadi.
Saqlash muddati tugagandan so'ng, ushbu buyurtmalar yo'q qilinadi.
5-qadam
Shuningdek, reklama aktsiyalarini alohida saqlash tavsiya etiladi (saqlash muddati - 75 yil). Alohida holatda, o'z korxonalarini va ularning rahbarlarini lavozimini ko'tarish uchun buyurtmalar beriladi. Ish shakllanganligi sababli arxivga topshiriladi.
