Mehnat daftaridan ko'chirma tashkilotning kadrlar xizmati xodimi tomonidan xodimning yozma arizasi asosida uch ish kuni ichida tuziladi. Ushbu qoida San'atda mustahkamlangan. Rossiya Federatsiyasi Mehnat kodeksining 62-moddasi, shuningdek Rossiya Federatsiyasi Hukumatining 04.16.2003 yildagi qarori bilan tasdiqlangan mehnat daftarchalarini yuritish va saqlash, mehnat daftarchalarining shakllarini tayyorlash va ular bilan ish beruvchilarni ta'minlash qoidalarining 7-bandi. 225 "Mehnat kitoblari to'g'risida".
Ko'chirma, agar u mavjud bo'lsa, tashkilotning firma blankalarida tuziladi va rahbar imzosi, shuningdek tashkilot muhri bilan tasdiqlanishi kerak. Ko'chirishda sarlavha sahifasida ko'rsatilgan ma'lumotlar, shuningdek "Asar to'g'risida ma'lumot" va "Taqdirlash to'g'risida ma'lumot" bo'limlarida bo'lishi kerak. Mehnat daftaridan ko'chirma xodimga bepul taqdim etiladi.
Ko'chirmaning ish daftarining asl nusxasiga muvofiqligini tasdiqlashda, "Imzo" rekvizitining ostiga, quyidagi elementlardan iborat sertifikat yozuvi qo'yiladi: "To'g'ri" yozuvi; sertifikat beruvchi shaxsning lavozimi; sertifikat beruvchi shaxsning shaxsiy imzosi; imzoning parolini ochish (bosh harflar, familiya); kafolat sanasi. Tashkilot maxsus tayyorlangan muhrni "To'g'ri. Kadrlar inspektori _ "yoki shunga o'xshash boshqa matn. Ammo muhr bo'lsa ham, sertifikatlashtiruvchining imzosi qo'l bilan yopishtirilgan bo'lishi kerak. Vakolatli mansabdor shaxsning muhri va imzosi mehnat daftarchasidan ko'chirma to'g'riligiga dalildir. Bayonotda berilgan sanasi ham ko'rsatilgan va hujjatning asl nusxasi ushbu korxona, muassasada ekanligi to'g'risida eslatma beriladi.
