Hujjatlarni to'g'ri saqlash ish yuritishning muhim elementidir. Qog'ozlarni arxivga jo'natishdan oldin ular yonib turishi kerak. Buning uchun siz ishlarni arxivlashning asosiy qoidalarini bilishingiz kerak.
Bu zarur
- - dahshatli;
- - igna;
- - qattiq ip;
- - yopishtiruvchi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Qora qo'rg'oshin qalamidan foydalanib, barcha varaqlarni raqamlang. Raqam yuqori o'ng burchakda joylashgan. Hujjatlarni eng eskisidan boshlab xronologik tartibda joylashtiring. Agar biriktirilgan hujjatlar bilan konvertlar mavjud bo'lsa, unda siz konvertni, so'ngra undagi har bir hujjatni raqamlashingiz kerak.
2-qadam
Barcha qog'oz qisqichlarni va boshqa metall qismlarni olib tashlang. Agar sizning hujjatingizda hujjat topshirish chegarasi bo'lmasa, unga qog'oz parchasini yopishtiring. To'rt teshikni asos qilib, karton qopqog'iga solib, barcha qog'ozlarni tikish uchun tayyorlang.
3-qadam
Hujjatlar to'plamlari qisqich bilan mahkamlangan bo'lishi kerak, yulka bilan teshilgan yoki hujjatlar tikish uchun maxsus moslama bilan burg'ulangan bo'lishi kerak. Kelepçeleri olmasdan, qo'pol ip, ip yoki lenta yordamida qog'ozlarni uzun igna bilan tikib qo'ying.
4-qadam
To'g'ri tikish uchun ignani orqa tomondan ketma-ket ikkinchi bo'lgan teshikka o'tkazib, orqa tomondan o'tqazib, yana ikkinchi teshikka qaytish kerak. Shundan so'ng, igna old tomonga chiqarilib, ikkinchi teshik tikilishi kerak, lekin allaqachon yuqoridan. Ip orqa tomondan tortib olinadi va uning ikki uchi mahkamlanadi, shunda ipning dumlari qog'oz bilan (kuzatuv qog'ozi) muhrlanadi.
5-qadam
Iplarga yopishtirilgan qog'ozga tashkilotning muhri qo'yiladi va mansabdor shaxslar (direktor, bosh buxgalter) ham imzo chekishadi. Karton qopqoqda to'plamga qo'yiladigan hujjatlar ro'yxati yopishtiriladi. Unda tashkilot nomi va uning tarkibiy bo'linmasi ko'rsatilishi, sana qo'yilishi, hujjatlarning saqlanish muddati va arxiv kodi ko'rsatilishi kerak, agar u sizning tashkilotingizda qabul qilingan bo'lsa.
