Ko'pgina tashkilotlarda hujjatlarni tartibga solish va arxivlarni yaratish bo'yicha qat'iy talablar mavjud. Ishlarning xavfsizligini ta'minlash va ularni begona ko'zlardan ajratish kerak. Kompaniyaning har qanday xodimi fayllarni chaqib olish qobiliyatiga ega bo'lishi kerak va buni astoydil va aniq bajarishi kerak.
Kerakli
- - Ishning tavsifi
- - Ish yuritish mashinasi
- - Ip yoki kuchli ip
- - Tikuv ignasi
- - Ish yuritish uchun elim
- - Oq qog'oz
- - qaychi
- - Hukmdor
- - qalam
- - Muhr (agar kerak bo'lsa, muhr mumi)
Ko'rsatmalar
1-qadam
Ish tavsifiga muvofiq ishlarni yoritishingiz kerak. Qanday bo'lmasin, barcha kompaniyalarda bu ish umumiy tamoyillarga muvofiq amalga oshiriladi. Birinchidan, har bir hujjatni tartib bilan raqamlashingiz kerak. Qog'ozlardan barcha qog'oz qisqichlarni, metall shtapellarni va xavfsizlik pinalarini olib tashlashni unutmang.
2-qadam
Choyshablar keyinchalik erkin o'qilishi uchun kassani tikishni boshlang. Buning uchun hujjatlarning chap qirrasi markazida ruhoniy avl bilan to'rtta vertikal teshik oching. Teshiklar orasidagi masofa kamida uch santimetr bo'lishi kerak. A-4 hujjatlarini tikish va bog'lash uchun maxsus ish stoli mashinasidan foydalanish qulay. Uning yordami bilan kerakli papkalarni yaratish qiyin bo'lmaydi - darhol qalinligi 10 sm gacha bo'lgan qog'oz to'plami orqali burg'ulash mumkin.
3-qadam
Hujjatlarni bo'yash uchun maxsus tikuv ignasidan foydalaning, shuningdek bank iplari yoki kuchli neylon iplari. Oxirgi chora sifatida siz oddiy iplarni bir necha marta katlay olasiz. Odatda, hujjatlar ketma-ket ikki marta tikiladi, shunda choyshablar yanada ishonchli biriktiriladi. Agar ish abadiy arxivga tayyorlanayotgan bo'lsa, bu ayniqsa muhimdir.
4-qadam
Bo'shashgan uchlarini ipga yoki ipga 6 sm atrofida qoldiring, ularni oxirgi hujjatning noto'g'ri tomonidagi markaziy teshikdan tortib, tugunga mahkam bog'lab qo'yish kerak bo'ladi.
5-qadam
Ipning tugunini va uchlarini aylana (diametri taxminan 4 sm) yoki kvadrat (4 x 5 sm) bilan ruhoniy elim bilan yopishtiring. Shakl qalin oq qog'ozdan kesilgan bo'lishi kerak.
6-qadam
Muhrni qisman qog'oz yorlig'i bilan qoplanadigan qilib qo'ying va bir chekkasi zımbalanmış ishning oxirgi varag'i bilan qoplanadi. Bundan tashqari, siz bu joyni muhrlangan mum bilan to'ldirishingiz mumkin.
7-qadam
Yelim to'liq quriguncha kutib turing. Keyin to'g'ridan-to'g'ri muhr ostida fayldagi varaqlarning sonini ko'rsating va mansabdor shaxsning imzosini qo'ying. Tasdiq xatini qo'shing va tasdiqlash sanasini ko'rsating. Bir nechta varaqdagi hujjatlarning nusxalari ham to'ldiriladi, shu bilan birga imzo, sana va "Nusxasi to'g'ri" yozuvi bilan muhr qo'yish kerak.
8-qadam
Ishni vaqtincha saqlash uchun qog'ozli qog'ozga, doimiy arxiv uchun hujjatlarni esa qattiq muqovaga joylashtiring. Tikilgan ish bo'yicha muddatlarni ko'rsating.
