Aloqa kanallarining ko'pligiga qaramay, elektron pochta aloqasi biznes aloqalari uchun eng ishonchli bo'lib qolmoqda. Og'zaki aloqa qilishdan oldin uning aniq kamchiliklari shundaki, qabul qiluvchi xatni e'tiborsiz qoldirishi mumkin. Bo'sh joyga yozmaslik uchun, elektron pochta orqali yozishmalarning qoidalarini bilish muhimdir.
Mavzu bosh
Elektron biznes yozishmalarning samaradorligi ko'p jihatdan to'g'ri mavzuga bog'liq. Yuborilgan xabarlar ro'yxatini ko'rib chiqib, qabul qiluvchi, ehtimol, ish kunining oxirida muhimroq nomlarga ustunlik berib, mavzusiz xat qoldiradi.
"Aleksandrdan", "Vitaliy uchun" va boshqa mavhum sarlavhalardagi mavzu, agar oluvchi xat kutayotgan bo'lsa va yaqinda bo'lib o'tgan suhbatda muhim ma'lumotlarni yuborilishi haqida xabardor qilingan bo'lsa, mos keladi. Boshqa barcha holatlar uchun bunday mavzular baxtsizdir. Ular murojaatning sababi, xatning mohiyati va ahamiyatini aks ettirmaydi.
2-4 so'zdan iborat aniq belgilangan jumla yaxshi mavzu deb hisoblanadi. Masalan: "Tasdiqlash uchun hisobot loyihasi", "MChJ" Business-Trade "dan tijorat taklifi," Shifer etkazib berish to'g'risida "," Slate. Ko'rib chiqish uchun taklif ".
Murojaatning maqsadidan qat'i nazar, xat muallifi diqqatni jalb qilishda ehtiyot bo'lishi kerak. Shunday qilib, "Shoshilinch!", "Shaxsan direktor", "Muhim!" Yozuvlari. mavzu faqat xabar jo'natuvchi uchun emas, balki oluvchi uchun ham juda muhim ahamiyatga ega bo'lgan hollarda ko'rsatilishi kerak. Agar bir xil aloqada bo'lgan kishining har bir xatiga asossiz e'tibor belgilari qo'shilsa, oluvchi ularga javob berishni to'xtatadi va o'ta og'ir holatlarda ularni qora ro'yxatga yuboradi yoki bo'ysunuvchilarga yo'naltiradi.
Shikoyat qilish
Elektron pochta xabarini xabar bilan boshlash kerak. Qabul qiluvchining to'liq ismidan foydalanish va ularni xatosiz yozish shart. O'zining nomidan imlo xatosini sezgan diqqatli adresat murojaat muallifiga ishonchini yo'qotadi va muloqotni davom ettirishga qiziqishni yo'qotadi.
Buning oldini olish uchun, hatto ommaviy pochta jo'natmalarida ham, jo'natishdan oldin, ilova maktubining matnini qayta ko'rib chiqishni unutmang. Murakkab familiyalarni yozishda, xatolar ko'pincha tugatilganda yashirishi mumkin. Qabul qiluvchining maqomidan qat'i nazar, ism va otasining ismi bilan murojaat qilish to'g'riroq, agar ular noma'lum bo'lsa, unda an'anaviy neytral konstruktsiyalardan foydalanish joizdir: "Xayrli kun", "Salom". Agar muallif va xat oluvchisi turli vaqt zonalarida yashasa, quyidagi murojaatga ruxsat beriladi: "Xayrli kun", "Xayrli soat".
O'zingizning va boshqalarning vaqtini qadrlang
Elektron pochta qisqa, tushunarli va bezovta qiluvchi yoki keraksiz tafsilotlardan mahrum bo'lishi kerak. Ushbu sifat, ayniqsa, elektron yozishmalar ishbilarmonlik hamkorligining boshlanishi bo'lib xizmat qiladi va uning davomi emas.
Murojaatning birinchi xatboshida, agar yozishmalar ilgari o'tkazilmagan yoki uzoq vaqt davomida to'xtatilgan bo'lsa, muallif o'zini tanishtirishi kerak. Buning eng maqbul dizayni bu an'anaviy ibora: «Siz Vasiliy Kuznetsov, Business Trade xodimi haqida qayg'urasiz. Men kanalimizni etkazib berish taklifini ko'rib chiqish haqida suhbatimizni davom ettirmoqchiman.
Bundan tashqari, taklifning o'zi iloji boricha qisqacha taqdim etilishi va kengaytirilgan ma'lumot manbai sifatida tijorat taklifi xatga ilova qilinishi kerak.
Gapdagi barcha to'liq fikrlar mantiqiy ravishda xatboshilarga bo'linishi, ro'yxatlar kiritilishi, qalin tarzda ajratib ko'rsatilishi va tagiga chizib qo'yilishi kerak, bu o'quvchining ma'lumotni idrokini yaxshilaydi va mavzuga kirish vaqtini qisqartiradi. Odatda elektron pochta kamdan-kam hollarda 3-5 xatboshidan iborat.
Yakuniy qurilish
Biznes xayrlashuvi bilan elektron pochta xabarlarini "Eng yaxshi tilaklar bilan, …", "Sizga chin dildan, …" va boshqalar bilan tugatish maqsadga muvofiqdir, ammo "Har doim sizniki, …" kabi xayrlashuv so'zlari bilan., iloji boricha ehtiyot bo'lishingiz kerak, chunki norasmiy ohang va haddan tashqari yaqinlashish qabul qiluvchi uchun noaniq bo'lishi mumkin.
Imzo bilan aloqa ma'lumotlari ilova qilinishi kerak. Telefon raqamlarini, faksni, vakili bo'lgan tashkilotning rasmiy veb-saytini, shuningdek zaxira elektron pochta manzilini ko'rsatish muhimdir, chunki qabul qiluvchi xatning o'zida aloqa manzilini ko'radi.
Hujjatni tayyorlash jarayonida paydo bo'ladigan fikrlar postkriptda rasmiylashtirilmasligi kerak. Ma'lumki, yozish uchun kechiktirilgan g'oyalarning bunday ifodasi faqat shaxsiy yozishmalarga mos keladi. Va elektron yozuvlar istalgan vaqtda murojaatning matn tarkibini o'zgartirishga imkon beradi. P. S. xatida foydalaning. oluvchiga salbiy ta'sir ko'rsatishi mumkin, chunki u hech qanday sababsiz emas, balki manzilga xatga qo'shimcha ma'lumotlarni uyg'un tarzda kiritish uchun vaqt ajratgan va tezkor postkript bilan cheklanishga qaror qilgan deb o'ylashi mumkin.
