Ofisdagi kotib shuningdek, dispetcherlik funktsiyalarini bajaradi. U orqali asosiy aloqalar va rasmiy telefon aloqalari amalga oshiriladi. Sizning kompaniyangiz haqida siz bilan bog'lanadigan odam haqida birinchi taassurot, kotibning telefonda qanchalik malakali va professional tarzda muloqot qilishiga bog'liq. Shuning uchun qo'ng'iroqlarga javob berish uchun kotib ish odob-axloq qoidalarini bilishi kerak.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Har doim his-tuyg'ularingizni va kayfiyatingizni boshqaring. Siz qanchalik kulgili va qayg'uli bo'lishingizdan qat'i nazar, telefonni ko'targaningizda, siz aqlli va ishbilarmon bo'lishingiz kerak. Sizning ohangingiz bir tekis, xotirjam va xayrixoh bo'lishi kerak. Agar yaqinlashishga shoshilayotgan bo'lsangiz va nafas olayotgan bo'lsangiz, salomlashishdan oldin bir-ikki marta chuqur nafas oling va nafas oling, shunda nafasingiz normallashadi.
2-qadam
Qo'ng'iroqni qabul qilganingizda, telefonning boshqa uchi sizga nima kutishini kutmasdan, avvalo suhbatni boshlang. Bu odatiy kirish va tabriklash bo'lishi kerak. Salom ayting va suhbatdoshingiz qo'ng'iroq qilgan kompaniyani nomlang. Agar u o'zini tanishtirmagan bo'lsa, kechirim so'rang, kim bilan gaplashayotganingizni so'rang.
3-qadam
Mijozlar va mijozlarning kiruvchi qo'ng'iroqlarini to'g'ri yo'naltirish uchun kompaniyangiz bo'linmalari tomonidan amalga oshiriladigan va aniq mutaxassislar tomonidan hal qilinadigan muammolar va funktsiyalar haqida bilib oling. Qo'ng'iroqni o'tkazishda siz telefon suhbatdoshingizni bog'laydigan mutaxassisning ismini va familiyasini aytib bering. Qo'ng'iroqni o'zgartirgan xodimga qo'ng'iroq qiluvchining ismini va u murojaat qilgan savolni aytib bering. Maslahatchi vazifasini zimmangizga olmasligingiz kerak, hatto buni yaxshi uddalasangiz ham, odam bu masalani bunga vakolatli mutaxassislar bilan hal qilsin.
4-qadam
Agar sizda shunday savollar tug'ilsa, sizning kompaniyangizning to'liq ismi, direktorning familiyasi, ismi va otasining ismi, uning o'rinbosarlari va bo'lim boshliqlari, ofis manzili haqida ma'lumot berishingiz mumkin. Rejissyor bilan u har doim bepul bo'ladigan shaxslarning alohida ro'yxatini tuzing va rozi bo'ling.
5-qadam
Qo'ng'iroqlar jurnalini saqlaganingizga ishonch hosil qiling. Sizga etkazishni so'ragan barcha narsalarni yozing, muhim narsani unutmaslik uchun xotiraga ishonmang. Barcha ma'lumotlar kimga mo'ljallangan bo'lsa, ularga etkazilishi kerak. Kompaniya nomini yoki qo'ng'iroq qilayotgan kishining familiyasini va ismini ko'rsating, qayta qo'ng'iroq qilishingiz mumkin bo'lgan telefon raqamini, qo'ng'iroq sanasi va vaqtini yozing.
