Arxivga har qanday hujjatlarni topshirish 125-F3-sonli "Rossiya Federatsiyasida arxiv ishlari to'g'risida" Federal qonun bilan tartibga solinadi. Hujjatlar tayyorlanishi, tavsiflanishi, topshirilishi va raqamlanishi kerak. Bu ish yopilgan kundan boshlab 12 oy ichida amalga oshirilishi kerak.
Kerakli
- - papka;
- - bog'lovchi;
- - oddiy qalam;
- - hujjatli inventarizatsiya;
- - inventarizatsiyani o'tkazish.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Hujjatlarni arxivga o'tkazish uchun ularni tartib bilan joylashtiring. Uyalash tartibi xronologik tartibda bo'lishi kerak. Masalan, agar siz jinoiy ishni nazarda tutayotgan bo'lsangiz, unda birinchi sahifada sud buyrug'ining nusxasi, ikkinchisida dastlabki qaror, keyin esa ishni oxiriga etkazishdan boshlab tergov qilinadi. Agar siz hujjatlarni kadrlar bo'limidan arxivga o'tkazsangiz, unda birinchi varaq ishdan bo'shatish to'g'risidagi ariza, ikkinchisi - ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruq, uchinchisi - barcha hujjatlar oxiridan boshlab tartibda.
2-qadam
Barcha tartibdagi varaqlarni tartib tartibida birinchi raqamdan boshlang. Raqamlashni oddiy qalam bilan bajaring, ammo aniq. Hujjatlarni inventarizatsiya qiling, oxirida qancha raqamlar va sahifalar olganingizni yozing, imzoingizni qo'ying, inventarizatsiya qilingan sana, tashkilot muhri, rahbarning imzosi.
3-qadam
Barcha choyshablarni biriktirgich bilan mahkamlang, ustiga inventarizatsiya qiling. Jildga ish kodini topshirgan fuqaroning familiyasi va arxivga hujjatlarni topshirish yilida harflar kodini qo'ying. Ish tugagan yil bir xil bo'lishi kerak.
4-qadam
Har bir ish uchun alohida papka yarating yoki bir yil ichida barcha ishlarni bitta katta papkaga joylashtiring va kod va harflar kodiga umumiy yozuv yozing, ya'ni faqat familiyasi bir xil harf bilan boshlanadigan fuqarolarning ishi bitta papkaga joylashtiring. Ammo agar siz bitta katta papkada bir qator hujjatlarni to'ldirayotgan bo'lsangiz, unda umumiy varaqlar soni 250 dan oshmasligi kerak.
5-qadam
Ishlarni arxivga topshirishdan oldin, transfer ro'yxatini tuzing. Inventarizatsiyaning birinchi ustuni barcha holatlarning tartib raqamlarini kiritish uchun, ikkinchisi nomenklatura bo'yicha ko'rsatkichlar uchun mo'ljallangan. Uchinchi ustunda barcha sarlavhalar nomini, to'rtinchisida - topshirilgan sanani, beshinchisida - varaqlarning sonini, oltinchisida - ish uchun arxivda belgilangan saqlash muddatlarini, ettinchi ustunni, barcha qo'shimchalar va eslatmalarni kiriting. Ko'pincha, ettinchi ustun, agar biron sababga ko'ra hujjatlarda varaqlar yo'q bo'lsa yoki ularni darhol hujjat inventarizatsiyasiga noto'g'ri kiritgan bo'lsangiz va o'zgarishlar kiritgan bo'lsangiz, to'ldiriladi.
