Arxivga topshirish uchun hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish yil oxiridan keyin amalga oshiriladi. Shunday qilib, hujjatlar belgilangan qoidalar bilan bog'liq holda saqlash uchun tayyorlanadi. Saqlash vaqtiga, shuningdek hujjatlarning qiymatiga qarab, ishlar to'liq yoki soddalashtirilgan tizim bo'yicha to'ldiriladi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Vaqtinchalik saqlash hujjatlari uchun ishlar ro'yxatini tuzing (10 yilgacha). Ishning shakllanishining to'g'riligini tekshiring (doimiy saqlash muddati bo'lgan hujjatlar mavjudmi). Ishlarni papkalarda qoldiring, ular ishlarning nomenklaturasiga muvofiq tizimlashtirilishi kerak va ularni raqamlash shart emas. Ishlar arxivga ishlarning nomenklaturasi bo'yicha topshiriladi.
2-qadam
Uzoq muddatli saqlash holatlarida (10 yildan ortiq) quyidagilar amalga oshiriladi:
1. Korpusni bog'lash (qattiq papkada o'ralgan yoki to'rtta teshikka kuchli ip bilan yopilgan yoki bog'langan bo'lishi mumkin).
2. Choyshablarni raqamlash (hujjatning matniga tegmasdan, yuqori o'ng burchakda qora grafit qalam bilan amalga oshiriladi).
3. Sertifikat yozuvini rasmiylashtirish (nechta varaqqa qirralanganligi, shikastlanishlar mavjudmi, belgisi va sanasini ko'rsating).
4. Hujjatlarning ichki inventarizatsiyasini tuzish (ayniqsa qimmatli hujjatlar bilan ishlarga, shaxsiy, sud va tergov ishlariga va boshqalarga). Inventarizatsiya oxirida ishdagi hujjatlar sonini va inventarizatsiya varaqalarining sonini ko'rsating.
5. Ish muqovasining barcha rekvizitlarini ro'yxatdan o'tkazish (muassasa, tarkibiy bo'linma nomi, ishning ish yuritish ko'rsatkichi, ishning nomi, ishning yaroqlilik muddati).
3-qadam
Doimiy yoki uzoq muddatli saqlash uchun hujjatlar ro'yxatini tuzing. U ishning individual raqamini o'z ichiga olishi, shuningdek ish sarlavhasida uning mazmuni va tarkibini oshkor qilishi kerak. Inventarizatsiya ishning saqlanish muddatini ham ko'rsatishi kerak. Ishlarning sonini va birinchi va oxirgi ishlarning sonini, imzosi va sanasini ko'rsating. Kadrlar ishi bo'yicha alohida inventarizatsiya tuziladi.
4-qadam
Tayyorlangan fayllarni arxivga topshiring. Sizning huzuringizda arxiv xodimi nomenklatura yoki inventarizatsiya bo'yicha ishlarning sonini tekshiradi, tasdiqlash yozuvini yozadi, etishmayotgan ishlarning raqamlarini belgilaydi, ishlarni qabul qilish va topshirish sanasini belgilaydi. Inventarizatsiya ishlarni topshirish va qabul qilishni amalga oshirgan shaxslarning imzosi bilan tasdiqlanadi.
