Arxiv ishining ulkan va alohida yo'nalishi tashkilot arxiviga topshirish uchun hujjatlarni tayyorlash bilan bog'liq bo'lgan masalalar hisoblanadi. Shuning uchun ular jiddiy e'tiborga loyiqdir, chunki hujjatlar bilan ishlashning ushbu bosqichida ko'pincha turli xil uslubiy va amaliy xatolarga yo'l qo'yiladi, bu esa kelajakda arxiv ishida salbiy oqibatlarga olib kelishi mumkin.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Hujjatlarni arxivga topshirish bilan bog'liq barcha ishlar, shu jumladan kadrlar hujjatlari, odatda, quyidagi bosqichlarga bo'linadi: - birinchi navbatda, hujjatlarni shakllantirishni joriy ishlab chiqarishda va u tugallangandan so'ng amalga oshirish kerak;
- ishlar tashkil etilgandan so'ng, ular barcha belgilangan qoidalarga muvofiq tuzilishi kerak;
- keyin qiymat ekspertizasini o'tkazing va arxivni saqlashga tayyorlaning;
- tashkilot arxiviga o'tkazilgan barcha hujjatlarni inventarizatsiya qilish;
- oxirgi bosqichda rasmiy hujjatlarni tashkilot arxiviga topshirish.
2-qadam
Birinchidan, siz xodimlarga tegishli hujjatlarni muayyan komplekslarda, ya'ni holatlarda to'g'ri shakllantirishni amalga oshirishingiz kerak. Maxsus papkalarda bunday rasmiy hujjatlar kompaniya xodimlari faoliyatining turli jihatlari, ularni saqlash uchun ajratilgan turli vaqt oralig'idagi xodimlar uchun buyurtma sifatida shakllantirilishi kerak. Ushbu bosqichni bajarish kerak, chunki kadrlarga tegishli buyruqlarning bir qismi faqat ish joyiga tegishli dolzarb masalalarga, shuningdek xodimlarga mukofot puli va ish joyiga o'tishga bag'ishlangan. Ushbu turdagi qog'oz korxona arxivida kamida etmish besh yil saqlanishi kerak. Shu bilan birga, shaxsiy tarkibiga taalluqli bo'lgan buyurtmalarning aksariyati kompaniya xodimlarining operatsion masalalarini aks ettiradi: xizmat safarlariga, navbatchilikda, ta'tilda va hokazolarda. Bunday hujjatlar besh yil davomida saqlanishi kerak. Qidiruv ishlardan foydalanish va har xil hollarda ishni engillashtirish uchun qulaylik uchun besh yillik va etmish besh yillik davrdagi hujjatlar tuzilishi kerak.
3-qadam
Korxona ishchilari va barcha ishchilarning ish haqi to'g'risidagi ma'lumotlarga oid alfavit tartibida tegishli shaxsiy hisoblarini to'g'ri shakllantirish kerak. Shaxsiy papkalardagi barcha hujjatlar faqat ularni olish sanasiga ko'ra xronologik tartibda joylashtirilishi kerak. Shuningdek, papkada joylashgan barcha hujjatlar uchun quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga olgan arxiv ro'yxatini tuzish kerak: - qog'oz nomi;
- inventarizatsiyaga kiritilgan qog'ozning tartib raqami;
- hujjatdagi varaqlar soni;
- hujjatning sanasi va raqami (agar kerak bo'lsa);
- shaxsiy ishlarga kiritilgan varaqlar sonining qisqacha yozuvi;
- Eslatma.
