Sizga zudlik bilan hujjat kerak, lekin qaerga qo'yganingizni eslay olmaysizmi? Ofis hayotingizga buyurtma kiriting, hamma narsani raqamlangan papkalarga joylashtiring - bu sizning ishingizni osonlashtiradi.
Qog'ozlarga narsalarni tartib bilan joylashtiramiz
Agar hujjatlar kam bo'lsa va ular bitta dastur sohasiga taalluqli bo'lsa, ularni bir joyga, tercihen papkaga joylashtirish kerak. Ammo, qoida tariqasida, bitta papka etarli emas, ularning bir nechtasi bo'lishi kerak. Masalan, kompaniyaning ta'sis hujjatlari, xatlar uchun, etkazib beruvchilar bilan shartnomalar uchun papka va boshqalar.
Korxonaning kengayishi bilan papkalar soni ko'paymoqda. Ular uchun sizga bitta emas, balki bir nechta javonlar kerak bo'lishi mumkin. Va keyin o'zlarining hujjat aylanishi va papkalariga ega bo'lgan xodimlar paydo bo'ladi. Ya'ni, buyurtmaning birinchi qoidasi - hujjatlarni javonda bo'lishi kerak bo'lgan tematik papkalarga tarqatish.
Endi sanoat gorizontal va vertikal laganda ishlab chiqaradi. Ular juda amaliy, kam joy egallaydi, stolga yaxshi joylashadi va yangi mebel sotib olishni talab qilmasdan, barcha asosiy va tez-tez ishlatiladigan hujjatlarni qo'lingizda bo'lishiga imkon beradi.
Ro'yxatdan o'tish
Agar ko'plab hujjatlar mavjud bo'lsa, unda siz ular uchun yoki bir nechtasi uchun maxsus registrni (ro'yxatga olish jurnalini) qilishingiz mumkin. Masalan, kirish va chiqish hujjatlari jurnallari. Ularda ro'yxatdan o'tgan sana va kiruvchi (chiquvchi) hujjat raqami, uning qisqacha mazmuni va / yoki nomi va hujjat qaerga yuborilganligi (qaysi bo'limga, qaysi mansabdor shaxsga topshirilganligi, qaysi papkada joylashtirilganligi va boshqalar) ko'rsatiladi.).
Jildlarning bir qismi yoki hammasi uchun, agar ko'plab hujjatlar va shunga o'xshash papkalar ko'p bo'lsa (ma'no doirasida), sizga har bir papkada hujjatlar ro'yxati kerak bo'lishi mumkin, ya'ni ularning ichida joylashgan yoki qandaydir tarzda biriktirilgan ularning ro'yxati papkaning o'rtasida. Har bir hujjatga raqam berilishi mumkin (agar u ilgari bo'lmagan bo'lsa) yoki o'zingiznikini bering. Shunda siz barcha hujjatlarni varaqlashingiz shart emas, faqat ularning ro'yxatini ko'rib chiqing, so'ngra kerakli raqamni oling.
Hujjatlarni tegishli papkalarga, tovoqlar va javonlarga joylashtiring, ularni vaqtida boshlang, shunda siz hamma narsani tez va oson topasiz.
Ish joyini ozoda saqlash
Ish joyini tartibda saqlash kerak. Stolingizni har kuni yoki kamida bir necha kunda bir marta tozalashga harakat qiling. Siz kerakli hujjatlarni stolga qo'yishingiz, qolganlarini papkalarga, laganda va javonlarga qo'yishingiz mumkin, agar siz ularni birovdan olgan bo'lsangiz, ularni qaytarib bering. Agar siz uni beradigan bo'lsangiz, kimni yoki hatto yozib qo'yganini yaxshi eslab qolish yaxshiroqdir.
Va nihoyat. Hujjatlari har doim joyida bo'lgan odam osongina topiladi va o'z vaqtida olib kelinadi, har doim hokimiyat bilan yaxshi munosabatda bo'ladi. Sizga buni chin yurakdan tilaymiz.
