Tashkilotlar, korxonalarning kadrlar xizmatida juda ko'p hujjatlar saqlanadi: ishga qabul qilish, ta'til berish, transferlar, mukofotlar, qo'shimcha pul to'lovlari, ishdan bo'shatish va boshqalar. Bunday hujjatlarni saqlashning ahamiyati har bir aniq xodimning hujjatlarini hisobga olish zarurati bilan bog'liq. Ishda hujjatlarni to'g'ri va tez shakllantirish vazifasi kadrlar zimmasiga yuklatilgan.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Ishlarni shakllantirish - bu bajarilgan hujjatlarni ishlarga joylashtirish. Dastlab tuzilgan va bitta kalendar yil ichida bo'lmagan holatlar bundan mustasno, hujjatlarni har bir kalendar yil uchun ishlarga guruhlang. Bunday holatlarga quyidagilar kiradi: talabalar, xodimlar, ishchilarning shaxsiy ishlari, sud-tibbiy ekspertiza ishlari, pensiya ishlari, kasallik tarixi, shuningdek boshqa buxgalteriya hujjatlari.
2-qadam
Talabalar, talabalar, aspirantlarning shaxsiy ishlarini yakuniy shakllantirish o'quv yurtini yoki aspiranturani tugatgandan so'ng amalga oshirilishi kerak; ishchilar va xizmatchilar - ishdan bo'shatilgandan keyin; anamnez - bemorning chiqarilishini ta'minlaganidan keyin; sud ishlari - sud jarayoni tugagandan va qaror chiqarilgandan so'ng darhol; pensiya ishlari - pensiya to'lovlari bekor qilingandan keyin.
3-qadam
Arxivni saqlashga tayyorgarlik ko'rishda ishdan bo'shatilgan xodimlarning shaxsiy ishlarini, agar varaqlar soni ikki yuz ellikdan oshmasa, shaxsiy ishlarga birlashtiring. Xuddi shu narsa ta'lim muassasasini tugatgan shaxslarga ham tegishli. Bundan tashqari, alohida shaxsiy faylni alohida saqlash birligi sifatida yaratishingiz mumkin. Ushbu qoida doimiy saqlanadigan shaxsiy fayllarga nisbatan qo'llaniladi.
4-qadam
Shaxsiy fayllarni yaratishda, saqlashning turli davrlarini ko'rib chiqing. Uzoq muddatli va doimiy yaroqlilik holatlariga kelsak, ularni alohida shakllang, shuningdek ularni turli xil zaxiralarga kiriting.
5-qadam
Belgilangan saqlash muddatlariga muvofiq xodimlarning buyurtmalarini guruhlarga ajratish. Har bir shaxsiy faylga hujjatlar xronologik tartibda, ya'ni yil boshidan oxirigacha, shuningdek ularni tasdiqlash, tuzish, ro'yxatdan o'tkazish sanasiga qadar kiritiladi.
6-qadam
Shaxsiy hisobvaraqlardan, shaxsiy kartalardan, ish daftarlaridan, shuningdek shaxsiy ish materiallaridan tashkil topgan ishlar qat'iy ravishda alfavit tartibida tizimlashtiriladi. Bunday dizayndan foydalanganda, shaxsiy ish ochilgan shaxslarning ismlarida birinchi uchta harfni ko'rsatib, qo'shimcha tushuntirishlar qiling.
