Kadrlar to'g'risidagi buyruqlarni tuzishda ularning huquqiy ahamiyatiga katta e'tibor berish kerak. Qonuniy majburiy bo'lishi uchun ular ro'yxatga olish indeksini yoki boshqacha qilib aytganda, hujjat raqamini o'z ichiga olgan bir qator zarur ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak. Buyurtmalarni ro'yxatdan o'tkazish qoidalari muassasaning mahalliy hujjati bilan belgilanadi, ammo umumiy qoidalar ham mavjud.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Kadrlar uchun buyurtmaning navbat raqami, shuningdek, uning ro'yxatga olish raqami (indeks) hisoblanadi. Xodimlar uchun barcha buyruqlarning (buyruqlarning) raqamlanishi ish yilida har bir ma'muriy hujjatlar guruhi bo'yicha alohida ro'yxatga olish shakllarida alohida saqlanishi kerak.
Ish yili odatda kalendar yilga to'g'ri keladi (1 yanvar - 31 dekabr). Ammo istisnolar mavjud, masalan, madaniyat yillari, ta'lim muassasalari va boshqalar, bu erda ish yili 1 sentyabrda boshlanadi.
2-qadam
Boshlash uchun barcha buyurtmalarni alohida guruhlarga ajrating. Qog'ozlarni yaroqlilik muddatiga ko'ra uzoq muddatli saqlash hujjatlari va qisqa muddatli saqlash hujjatlariga ajrating.
Xodimlari ko'p bo'lgan yirik tashkilotlarda, qulaylik uchun, saqlash muddati bir xil bo'lgan buyurtmalar qatorida bir hil mavzu bo'yicha bir nechta guruhlarni tanlang.
Masalan, uzoq muddatli saqlash uchun hujjatlarni guruhlarga bo'lish mumkin: qabul qilish to'g'risidagi buyruqlar, ishdan bo'shatish to'g'risidagi buyruqlar, o'tkazish to'g'risida buyruqlar. Qisqa muddatli saqlash qog'ozlarini ketma-ket ajratish mumkin: ta'tilga buyurtmalar, ish safarlariga buyurtmalar.
Xodimlari juda ko'p bo'lgan tashkilotlarda ba'zida har bir toifadagi xodimlar uchun buyurtmalarning xat belgilarini ishlab chiqish kerak.
3-qadam
Bundan tashqari, ushbu buyurtma guruhlarining har birini xodimlarga maxsus shakllarda ro'yxatdan o'tkazing. Ro'yxatdan o'tish shakli sifatida siz jurnaldan, ro'yxatdan o'tish va nazorat kartalaridan yoki elektron hujjat aylanish tizimidan foydalanishingiz mumkin. Ushbu shakllarning har birining afzalliklari va kamchiliklari mavjud.
Odatda bir-birini takrorlaydigan ro'yxatga olish va nazorat kartalari va elektron kartochkalar shkaflari tartibga solish va qidirish uchun qulayroqdir. Jurnallar ko'proq ma'lumot xavfsizligini ta'minlaydi.
Ro'yxatdan o'tish shakllari qat'iy me'yorga ega emas, lekin odatda quyidagi ma'lumotlarni o'z ichiga oladi:
- sana;
- buyurtmaning tartib raqami;
- kim imzolagan (lavozimi, familiyasi);
- buyurtmaning qisqacha mazmuni;
- tayanch;
- ijrochi.
4-qadam
Endi buyurtmalarni kvadrat bo'yicha raqamlash uchun faqat tegishli jurnalni ko'rib chiqish va hujjatga keyingi indeksni tayinlash kerak.
