Tashkilot qaysi turdagi faoliyat bilan shug'ullanmasin, o'z faoliyati davomida saqlanib qolishi kerak bo'lgan muhim hajmdagi hujjatlarni yaratadi. Kompaniya qanchalik katta bo'lsa va uning faoliyati doirasi qanchalik keng bo'lsa, to'plangan hujjatlar hajmi shunchalik katta bo'ladi. Tabiiyki, ertami-kechmi ahamiyatsiz hujjatlarni saralash va yo'q qilish masalasi paydo bo'ladi. Nimani yo'q qilish mumkinligini va nimani saqlab qolish kerakligini aniqlash kerak.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Hujjatlarni tizimlashtirish uchun saqlash uchun olingan har bir hujjat uchun saqlash muddatini belgilash kerak, shundan so'ng hujjat tashkilot uchun xavf tug'dirmasdan yo'q qilinishi mumkin.
Saqlash muddati Rosarchiv tomonidan belgilangan hujjatlarning tasdiqlangan ro'yxatidan foydalaning. Ushbu turdagi hujjatlarni tizimlashtirishda etakchi bo'lishi kerak bo'lgan asosiy hujjat "Saqlash vaqtini ko'rsatgan holda tashkilotlarning faoliyatida shakllangan odatdagi boshqaruv hujjatlari ro'yxati" dir (Rosarxiv tomonidan 06.10.2000 yilda tasdiqlangan).
2-qadam
Shuningdek, agar sizning tashkilotingiz idoraviy malaka darajasiga to'g'ri kelsa, murojaat qilishingiz kerak bo'lgan idoraviy tekshiruv ro'yxatlarini o'rganing (masalan, harbiy kafedralar, bank bo'limlari va hk). Eng keng tarqalgan tashkilotlar uchun hujjatlar ro'yxatlari ham shakllantirildi (masalan, aktsiyadorlik jamiyatlari uchun).
3-qadam
Bir qator hujjatlar ularning o'ziga xos xususiyatlariga muvofiq saqlanishi kerak, masalan, soliq hujjatlari kamida 4 yil, moliyaviy hisobotlar esa kamida 5 yil saqlanishi kerak.
4-qadam
Ro'yxatlardan foydalanish hujjatlarni tartibga solishning eng qulay usuli hisoblanadi, chunki hujjatlarning har bir turi uchun aniq saqlash muddati mavjud. Biroq, barcha hujjatlarni ro'yxatlarga ajratish mumkin emas. Ba'zi hujjatlar uchun saqlash muddati tashkilotning o'zi tomonidan belgilanishi kerak.
Shu maqsadda tashkilot tegishli buyruq bilan ekspert komissiyasini tuzadi, u muntazam ravishda hujjatlarning qiymatini tekshiradi, saqlash muddatlarini belgilaydi va saqlash muddati tugagan yoki talab qilinmaydigan hujjatlarni yo'q qiladi. Komissiya tarkibiga hujjatning dolzarbligini va uning yo'qolishidan kelib chiqadigan xavflarni hisoblab chiqa oladigan odamlar kiritilishi muhimdir.
