Tashkilotga kiradigan hujjatlar hisobga olinishi kerak. Odatda kiruvchi xatlarni ro'yxatdan o'tkazish ofisning vazifasidir, ammo kichik jamoalarda bu mas'uliyat ko'pincha kotibga yuklanadi. Xatlarni qayta ishlash usuli, qoida tariqasida, ish yuritish bo'yicha ichki yo'riqnomada batafsil tavsiflangan. Agar u yo'q bo'lsa, yangi hujjatlarni ko'rib chiqishda siz aniq harakatlar tartibiga rioya qilishingiz kerak.
Kerakli
- - kiruvchi yozishmalarni ro'yxatdan o'tkazish jurnali;
- - "Kiruvchi xat" shtampi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Kiruvchi yozishmalarni qabul qiling va tartiblang. Barcha harflarni ochish kerak, faqat maxsus belgisi bo'lgan harflar bundan mustasno, masalan, "Shaxsan menejerga" yoki "Maxfiy" va boshqalar. Konvertni tashlashga shoshilmang, avval matnda qaytish manzili ko'rsatilganligini tekshiring. Ro'yxatga olish uchun buxgalteriya hujjatlari (hisob-fakturalar, hisob-fakturalar), tabriklar, reklama materiallari kerak emas.
2-qadam
Qabul qilingan xatlar to'g'risida ma'lumotlarni kiruvchi yozishmalar jurnaliga kiriting. Bu elektron yoki an'anaviy (qog'oz) bo'lishi mumkin. Elektron shakllarni to'ldirishda dastur ishlab chiquvchilarining tavsiyalariga amal qiling. Kompyuter tizimlari ish yuritish ishlarini osonlashtiradi, kerakli ma'lumotlarni tezda topishga yordam beradi. Biroq, unifikatsiya qilish ularda muhim, ma'lumot kiritish qoidalariga qat'iy rioya qilish, aks holda hujjat ma'lumotlar bazasida yo'qolib qolishi mumkin.
3-qadam
Bosmaxonada an'anaviy jurnalni sotib oling yoki A4 daftariga o'zingiz joylashtiring. Bunga qo'yiladigan asosiy talab - izlash qulayligi, to'ldirishning aniqligi va aniqligi. Jadvalni quyidagi ustunlar bilan jadval shaklida olib borish qulay: 1. Ro'yxatga olingan sana. Qabul qilingan kunida kelgan xatlarni ko'rib chiqing va kechqurun menejerga ko'rib chiqish uchun topshiring, agar tashkilot boshqa tartibni qabul qilmasa; Ro'yxatga olish raqami. Ushbu hujjat atributi "Kiruvchi hujjatlar" ishi raqamidan (tashkilot ishlarining tasdiqlangan nomenklaturasiga muvofiq) va qabul qilingan xatning tartib raqamidan (kalendar yil boshidan) iborat. Masalan, "No 01-12-273", bu erda 01-12 - ishning nomenklatura raqami, 273 - xatning noyob raqami. 3. Qabul qilingan barcha yozishmalar, keyinchalik olingan nusxalar sonidan, shu jumladan elektron nusxalardan qat'i nazar, bir marta ro'yxatdan o'tkaziladi; 3. Xat muallifi (tashkilot, jismoniy shaxs), masalan, "Vstrecha MChJ" yoki "Viloyat ma'muriyati, rahbar o'rinbosari V. S. Sidorov" va boshqalar. 4. Hujjat mavzusi. Siz ushbu ustunni xat sarlavhasidagi ma'lumotlar bilan to'ldirishingiz yoki o'qiganingizdan so'ng asosiy fikrni qisqacha shakllantirishingiz mumkin. Shunday yozingki, keyinchalik qaysi hujjat haqida gap ketayotganini osongina eslab qoling va uni hamkasblaringizga tushuntiring. Masalan, "Transport xizmatlari uchun shartnoma tuzish to'g'risida" yoki "12.12.2011 yilgacha daromad solig'i to'g'risidagi ma'lumotlarni taqdim etish to'g'risida" va boshqalar; 5. Ijrochi. Menejerning vizasini olgandan keyin qutini to'ldiring. Javobni tayyorlaydigan shaxsning ismini kiriting. Bu erda muddati tugashiga e'tibor bering. 6. Shoshilinch xatga javob sanasini belgilang yoki chizib qo'ying. Izohlar. Bu erda menejer buyrug'ining bajarilishi to'g'risida yozuvlar yozishingiz yoki xatga muhim qo'shimchalar mavjudligini ko'rsatishingiz yoki xodimlarning ish joyidagi nusxalari sonini belgilashingiz mumkin.
4-qadam
O'zingiz xohlagancha jadvalni to'ldiring. Masalan, hujjatlar xavfsizligidan qo'rqib, xat olayotganda pudratchining imzosi uchun qutini tanlang. Biroq, jurnalni va o'zingizni ortiqcha yozuvlar bilan ortiqcha yuklamang. Hujjat barcha kerakli ma'lumotlarni o'z ichiga oladi, ro'yxatdan o'tish shakllari faqat unda ishlash bosqichini kuzatishga yordam beradi.
5-qadam
Barcha harflarga maxsus muhr qo'ying, bu yozishmalar turini bildiradi - "Kiruvchi". Chop etish hujjatning birinchi sahifasining pastki o'ng burchagida bo'lishi kerak. Bosib chiqarish matni bilan mos kelmasligiga ishonch hosil qiling. Bosib chiqarish qatoriga seriya raqami va qabul qilingan sanani qo'lda kiriting.
