Chiqib ketadigan hujjatlar - bu tashkilot uchinchi tomon manzillariga (etkazib beruvchilar, iste'molchilar, nazorat organlari va boshqalar) yoki boshqa shaharlardagi hamkasblariga yuboradigan rasmiy xatlar. Qoida tariqasida, ushbu yozishmalar bilan ishlash uchun ikkita xodim javobgardir: kompilyator va xizmatchi. Birinchisi, matnni tayyorlash va kelishish uchun javobgardir. Ikkinchisi xatni ro'yxatdan o'tkazadi, asl nusxasini manziliga yuboradi va xizmat nusxasini saqlaydi.
Kerakli
- - kompaniya shakli;
- - matn muharriri o'rnatilgan kompyuter;
- - chiquvchi hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish daftarchasi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Agar siz kompilyator bo'lsangiz
Hujjat loyihasini tayyorlang. Chiquvchi xatlar faol va ta'sirchan bo'lishi mumkin. Birinchi holda, siz boshqa tashkilot yoki ma'lum bir shaxs bilan har qanday rasmiy masala bo'yicha yozishmalarni boshlaysiz (boshlaysiz). Javob xati olingan so'rovga mos keladigan ma'lumotlarni o'z ichiga olishi kerak.
2-qadam
Xatni tashkilotingizning firma blankida ikki nusxada chop eting. "Sarlavha" deb nomlangan hujjatning yuqori qismi to'g'ri formatlanganligiga ishonch hosil qiling. Kompaniyaning o'ng tomonidagi shaklda joylashgan tafsilotlaridan tashqari, unga manzil ma'lumotlari va xatning sarlavhasi kiritilgan.
3-qadam
Yuqoridagi chap burchakda hujjat mo'ljallangan shaxsning nomi, bosh harflari va familiyasini, tashkilot yoki shaxsning manzilini kiriting. Axborotni ko'rsatish tartibi bir xil bo'lishi kerak, masalan:
"Volna" MChJ bosh direktoriga
I. I. Sidorov
Rabochaya ko'chasi, 37, ofis o'n to'rt, Saratov, 109235.
4-qadam
O'ng tomonda, tashkilotingiz ma'lumotlari ostida xatning sarlavhasini joylashtiring. U qisqa bo'lishi kerak, matn mazmunini aniq aks ettiradi. Masalan: "Binoning sanitariya holatini rejali tekshirishni o'tkazish to'g'risida" yoki "Kapital ta'mirga muhtoj uylar to'g'risida ma'lumot berish to'g'risida".
5-qadam
Asosiy matnni manzilga murojaat qilib, ushbu xat unga yuborilgan sababini ko'rsatib boshlang. Masalan: “Hurmatli Ivan Ivanovich! Sizga 2011 yil 14 yanvarda ijaraga olingan binoning sanitariya holatini rejali tekshirish to'g'risida xabar beramiz.
6-qadam
Agar chiquvchi hujjatga qo'shimchalar mavjud bo'lsa, ularni asosiy matndan keyin yozing, masalan: «3 sahifadagi biriktirma. 1 nusxada. Matnning oxirgi sahifasining pastki qismida hujjat muallifi ko'rsatilishi kerak. Odatda, xat muallifi familiyasini, bosh harfini va ish telefonini asosiy shriftdan kichikroq yozadi.
7-qadam
Xatni tashkilotingizdagi qaror qabul qiluvchilar bilan istalgan yo'nalishda tekshiring. Masalan, mablag 'sarflanishi bilan bog'liq hujjatlar buxgalter tomonidan tasdiqlanadi va soliq idorasining so'roviga javoblar advokat tomonidan imzolanadi. Xatni ma'qullagan tashkilot xodimlari o'zlarining shaxsiy imzolarini stsenariy bilan matnning oxirida ikkinchi nusxada, rahbarning vizasi uchun joyning ostiga qo'yadilar. Kerakli tasdiqlarni olgandan so'ng, chiquvchi hujjat tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi.
8-qadam
Kelishilgan va imzolangan hujjatni xodimga topshiring. Agar siz nusxasini saqlamoqchi bo'lsangiz, qo'shimcha nusxasini chop eting. Xodimdan chiqadigan raqamni qo'yishini so'rang.
9-qadam
Agar siz kotib bo'lsangiz
Muallifning chiquvchi xatini qabul qiling. Asosiy tafsilotlarning mavjudligi va to'g'riligini, tasdiqlash vizalarini, ijodkor haqidagi ma'lumotni va menejer imzosini tekshiring. Maktubga qo'shimchalar mavjudligiga e'tibor bering.
10-qadam
Hujjat haqidagi ma'lumotlarni chiquvchi pochta jurnaliga yozib qo'ying. Agar sizning tashkilotingiz elektron hujjat aylanishiga o'tgan bo'lsa, ma'lumotlar bazasini saqlash bo'yicha ko'rsatmalarga muvofiq harakat qiling. An'anaviy qog'ozli jurnalni ro'yxatdan o'tkazish uchun qat'iy qoidalar mavjud emas. Biroq, amalda ko'pincha quyidagi ustunlar bilan jadval ishlatiladi:
- sana;
- chiquvchi hujjat raqami;
- manzil oluvchi;
- xulosa (sarlavha);
- hujjat muallifi;
- Eslatma.
11-qadam
Chiquvchi raqam quyidagicha shakllantiriladi. Birinchidan, chiquvchi xabarlarning nusxalari saqlanadigan papkaning aktsiyalar ro'yxati raqamini ko'rsating. Chiziq yoki chiziqcha bilan ma'lum bir harfning tartib raqamini yozing. Siz olasiz: "01-14-256" yoki "01-14 / 256", bu erda 01-14 ishning raqami, 256 - hujjat raqami.
12-qadam
Shaklning maxsus satriga chiquvchi raqamni kiriting. Javob xati uchun u bilan bog'liq bo'lgan kiruvchi hujjat raqamini ham ko'rsatganingizga ishonch hosil qiling. Xatning birinchi nusxasini konvertga muhrlab qo'ying (tasdiqlash vizalarisiz) va uni manzilga yuboring. Hujjat nusxasini tegishli fayl papkasida joylashtiring.
