Odob-axloq qoidalari ko'p qirrali tushuncha bo'lib, jamiyatda, stolda yoki jamoat joylarida o'zini tutish qoidalari mavjud. Shuningdek, biznes odob-axloq qoidalari, xususan, biznes yozish odob-axloqi kabi narsalar mavjud. Kompaniyaning obro'si ko'p jihatdan mijozlar, xodimlar va sheriklar bilan yozishmalar qanday olib borilishiga bog'liq.
Ishbilarmonlik yozishmalarining umumiy qoidalari
Yozma nutq og'zaki, ayniqsa ishbilarmonlik yozishmalaridan juda farq qiladi. Zamonaviy voqeliklar shundan iboratki, yozish tobora qog'ozdagi xabarni emas, balki elektron pochta xabarini anglatadi.
Hamkorlar bilan ishbilarmonlik muzokaralari haqida gap ketganda, ish lahzalari bilan bog'liq har qanday xabarlar to'g'risida elektron pochta xabarni uzatish uchun eng yaxshi variant hisoblanadi. Biroq, taklifnoma, rahmat yoki tabrik maktublarini yozish qog'ozda amalga oshiriladi.
Tashkilot logotipi tushirilgan sifatli qog'ozdan va tarjixon blanklardan foydalanish yaxshi amaliyot deb hisoblanadi. Muhim xatlar yoki taklifnomalarni maxsus tadbirlarga kuryer yoki ro'yxatdan o'tgan pochta orqali etkazib berish yaxshiroqdir. Chiroyli yuqori sifatli qog'ozga yozilgan xabar qattiq ko'rinadi va kompaniya reytingini oshiradi.
Ish yozishmalarida xabarning to'g'riligi, savodxonligi va aniqligi muhim ahamiyatga ega. Haddan tashqari emotsionallik, tanishlik, haqoratli so'zlar, shuningdek taqdimotning davomiyligi va noaniqligiga yo'l qo'yilmaydi.
Qabul qiluvchilar xatning aniq nima bilan bog'liqligini aniq tushunishlari uchun matnni tuzish, urg'u va tinish belgilarini to'g'ri joylashtirish muhimdir.
Muloqot uslubiga kelsak, florist iboralar, murakkab ko'p darajali jumlalar va keraksiz so'zlardan qochish yaxshiroqdir. Ishbilarmonlik yozishmalarida professional kliklarning ko'pligi joizdir.
Aniqlik uchun siz matnga diagramma, diagramma yoki jadval qo'shishingiz mumkin.
Ish yozishmalarida kulgichlar va rasmlardan foydalanish qabul qilinishi mumkin emas. Yuborishdan oldin matnni xatolar va xatoliklar uchun tekshirishni unutmang.
Ish xatini loyihalash qoidalari
Yaxshi yozilgan ish xati aniq tuzilishga ega bo'lishi kerak. Yagona standart yo'q, lekin umumiy dizayn qoidalari mavjud.
Ish xati sarlavha, tabrik, tarkib (asos), xayrlashuv, imzo va jo'natuvchi tashkilotning tafsilotlaridan iborat.
Xatning "sarlavhasi" odatda tashkilotning nomi, logotipi, manzili va aloqa uchun aloqalarni (telefon, elektron pochta, faks) o'z ichiga oladi.
Shuningdek, sarlavhada kompaniya faoliyati turi va menejerlarning ismlari aniq yozilishi mumkin.
Qopqoq ko'pincha varaqning o'rtasiga bosiladi, ba'zida uning yuqori burchagida joylashgan bo'lishi mumkin.
Nufuzli kompaniya o'z firma blankalariga ega bo'lishi kerak. Shuningdek, elektron pochta xabarlarida shakllar bo'lishi kerak, bu tashkilotga mustahkamlik beradi.
Xush kelibsiz qismida, agar xabar qat'iy shaxslararo xarakterga ega bo'lmasa, "Xayrli kun" yoki "Salom" yozishingiz mumkin. Aniq biznes-xatda, xabarnomada yoki boshqa ishbilarmonlik hujjatlarida darhol manzilga ism va otasining ismi bilan murojaat qilish maqsadga muvofiqroq bo'ladi.
Ishbilarmonlik yozishmalaridagi eng muhim narsa xatning asosiy mazmuni - asosdir.
Ushbu qism eng yuqori ma'lumot yukiga ega, unda murojaatning maqsadi aniqlanadi.
Aloqa uchun bir nechta sabablar bo'lishi mumkin, navbati bilan har bir tomonning taqdimoti alohida xatboshidan boshlanishi kerak. Xatning asosiy qismini tuzish mavzularni farqlash va ma'lumotni yaxshiroq tushunish uchun zarurdir.
Paragraflashtirishga quyidagi iboralar kiradi: "biz sizdan so'raymiz", "xabar beramiz", "ko'rib chiqishni taklif qilamiz" va boshqalar.
Shuni esda tutish kerakki, aspektlar ichida tuzilish ham mavjud.
Ish xati yuboruvchisi so'rovning dolzarbligini asoslashi, uning asosiy mazmunini oshkor qilishi va ijobiy javob berilgan taqdirda kutilayotgan natijani tavsiflashi kerak.
To'g'ridan-to'g'ri nutq formulalari kamdan-kam hollarda ishbilarmonlik xatlarida qo'llaniladi. Yakuniy iboraning asosiy maqsadi - manzilga hurmat va odob-axloqning odatiy hurmatini ifoda etish. Yakuniy iboralarga misollar: "eng yaxshi tilaklar", "eng yaxshi tilaklar", "javobingiz uchun oldindan rahmat" va boshqalar.
Shaxsiy imzo xatning oxirida bo'lishi kerak. Odatda jo'natuvchining familiyasi, bosh harflari va joylashuvi, shuningdek aloqa telefon raqamlari ko'rsatiladi.
Yirik kompaniyalar elektron imzolardan foydalanadilar. Bu har bir harf oxirida avtomatik ravishda joylashtirilgan matnli imzoga ega maxsus fayl. Elektron imzo beshdan olti qatorgacha va etmish belgidan oshmasligi kerak.
Ushbu dizayn tuzilishi reklama xatlari, ilova xatlari va minnatdorchilik xatlari, shuningdek bildirishnomalar, bayonotlar, da'volar va ogohlantirishlarga ham tegishli.
Ko'p miqdordagi ma'lumotni yuborishda xatning asosiy qismida qisqa yordam yoziladi va asosiy to'plam alohida qo'shimcha sifatida tuziladi. Agar qo'shimchani "og'irligi" katta bo'lsa, qabul qiluvchini bu haqda postkriptdagi ilova xatida ogohlantirishingiz kerak.
Ish xati uchun javob
Ish yuritish odob-axloq qoidalariga ko'ra, xatga javob ikki-uch kundan ortiq kechiktirilmasligi kerak. Agar bir qator ob'ektiv sabablarga ko'ra javob berish uchun ko'proq vaqt talab etilsa, bu haqda jo'natuvchiga xabar bering, bu yaxshi shakl deb hisoblanadi va kompaniyaga ishonchni oshiradi.
Asosiy narsani unutmang - aniq elektron pochta xabarlaridan tashqari barcha elektron pochta xabarlariga javob berishingiz kerak.
Ish xatlariga javob berishda odatda nutqning standart formulalari qo'llaniladi:
- "Sizga xabar berganimizdan afsusdamiz …";
- "Uchun rahmat …";
- "Biz sizni zavq bilan taklif qilamiz …";
- "Biz sizga eslatib qo'yamiz …";
- "Sizning so'rovingizga binoan biz xabar beramiz …" va boshqalar.
Qulaylik uchun siz shu kabi nutq uslublari bilan alohida fayl yaratishingiz mumkin. Bo'shliqlarga murojaat qilsangiz, siz ishbilarmonlik maktublarini yozishni juda osonlashtirasiz va tezlashtirasiz.
Agar xat muhim bo'lsa va uning manzilga etkazilganligini aniq bilishingiz kerak bo'lsa, kuryer orqali etkazib berishni buyurtma qiling yoki ro'yxatdan o'tgan xatni (ruscha post) bering. Elektron pochtada "Qabul qilingan xabarnoma" xususiyati mavjud, bu sizning xabaringiz ko'rib chiqilganligini tasdiqlovchi avtomatik ravishda yuboradi.
Agar xatga javob bo'lmasa, odob-axloq qoidalariga ko'ra, siz yozishmalar bilan vaziyatni aniqlashtirish uchun qo'shimcha qo'ng'iroq qilishingiz mumkin.
Ishbilarmonlik yozishmalarining turlari
Dastlab, ishbilarmonlik yozishmalarining ikki turi mavjud: ichki va tashqi. Tashqi yozishmalar - bu uchinchi tomon qabul qiluvchisiga yuborilgan yozishmalar, ichki yozishmalar esa bitta firma chegaralarida qo'llaniladi.
Ish xatlari mo'ljallangan maqsadiga ko'ra quyidagilarga bo'linadi: arizalar, axborot byulletenlari, reklamalar, so'rovlar, tavsiyalar, takliflar, eslatmalar, da'volar, taklifnomalar va boshqalar.
Maktub - xabarda adresat umumiy sabab doirasida har qanday vazifani bajarishi kerak bo'lgan ma'lumotlar mavjud. Bunday ma'lumotlar qabul qiluvchi uchun ham, jo'natuvchi uchun ham dolzarb va muhimdir.
Ilova - ma'lumot yoki xizmatlarni olish maqsadida so'rov yuborishni o'z ichiga oladigan ishbilarmonlik yozishmalarining bir turi. Masalan, tadbirda ishtirok etish uchun ariza.
So'rov - qiziqtirgan ma'lumotni olish uchun yozma so'rov. So'rov rasmiy va majburiy bo'lishi mumkin.
Taklif xati odatda hamkorlik yoki maxsus xizmatlar va tijorat takliflarini taklif qiladi. Odatda bunday xatlar bir vaqtning o'zida bir nechta manzillarga yuboriladi; ommaviy pochta orqali foydalanish mumkin.
Taklifnoma - uchrashuvga yoki tantanali tadbirga shaxsiy taklifnoma. Bunday yozishmalarni loyihalashda maxsus bayram varaqalari yoki postkartalardan foydalanishga ruxsat beriladi. Asosiysi, tadbirning nomi, yig'ilish manzili, vaqti va joyini aniq yozish.
Eslatma xati - bu har qanday majburiyatlarning bajarilishi to'g'risida xabar: qarzni to'lash, hisobot taqdim etish, yig'ilish eslatmasi va boshqalar.
Agar tomonlardan biri shartnoma shartlarini bajarmagan bo'lsa yoki shartnomani buzgan bo'lsa, jabrlangan tomon da'vo yuborishi mumkin. Maktubning o'ziga xos xususiyati - da'volar - buzilgan shartlarning batafsil tavsifi, zararni baholash to'g'risidagi ma'lumotlar, zararni qoplash to'g'risidagi da'volar yoki aniqlangan huquqbuzarlikni bartaraf etish. Ko'pincha ushbu yozishmalar hujjatlar nusxalari, fotosuratlar va qabul qilish guvohnomalari bilan to'ldiriladi.
Tavsiya xatlarida uchinchi tomon yoki kompaniya baholanadi va ularning xususiyatlari taqdim etiladi. Bunday xabarlar ko'pincha yangi lavozimga murojaat qilishda tez-tez uchraydi.
Ishbilarmonlik elektron pochtasining xususiyatlari
Hozirgi kunda ishbilarmonlik xatlarining katta qismi elektron pochta orqali yuboriladi, shuning uchun ish odob-axloq qoidalari elektron ishbilarmonlik aloqalarini olib borishda ham talablarni shakllantiradi.
Yuboruvchining manzilini diqqat bilan o'qing. Sizga o'xshash pochta qutilarining manzillari bo'lgan xabarlar to'g'risida ogohlantirish kerak: "cupercat" yoki "mini-bikini". Oddiy spamlardan tashqari, bunday manzillardan kelgan xabarlarda viruslar ham bo'lishi mumkin.
Har doim mavzuingizni qisqa va aniq tuting.
Odob-axloq qoidalari asl xabarni keltirishga imkon beradi, shunda qabul qiluvchi xavf ostida bo'lgan narsani darhol tushunishi mumkin.
Qo'shimchada qo'shimcha materiallarni biriktirishga ruxsat beriladi.
Ishbilarmonlik aloqalari sohasidagi odob-axloq qoidalarini bilish va qo'llash, jo'natuvchiga yaxshi obro 'qozonishiga va yangi sheriklarni jalb qilishga yordam beradi.
