Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish - bu ma'lum bir hujjat yuborilganda, qabul qilishda, yaratishda uning ma'lumotlarini aniqlashda ifodalangan jarayon. Hozirgi kunda hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazishning jurnal, karta va avtomatlashtirilgan shakllaridan foydalanilmoqda.
Hujjatlarni ichki ro'yxatdan o'tkazish har qanday davlat yoki shahar organi, muassasa, tijorat tashkiloti yoki yakka tartibdagi tadbirkor faoliyatining ajralmas qismidir. Amalda, bu jarayon hujjat haqidagi asosiy ma'lumotlarni ichki ro'yxatga olish uchun ishlatiladigan maxsus formatda tuzatishga qadar kamayadi.
Bunday holda, odatda nafaqat kirish va chiqish hujjatlari, balki tashkilotning o'zida yaratilgan hujjatlar ham (masalan, kontragentlar bilan shartnomalar) ichki ro'yxatga olinishi kerak. Hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish uchun javobgarlik ko'pincha kotib yoki kotibga yuklanadi, yirik tashkilotlarda ushbu jarayonni optimallashtirish uchun butun bo'limlar yaratiladi.
Hujjatlarni ichki ro'yxatdan o'tkazish shakllari qanday?
Hujjatlarni ichki ro'yxatdan o'tkazishning eng keng tarqalgan shakli hali ham jurnalni ro'yxatdan o'tkazish hisoblanadi. Bunday holda, hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlar bir nechta ustunlarga bo'linib, maxsus jurnalga kiritiladi. Hujjatni qabul qilish, yuborish yoki tuzish sanasi, uning ro'yxatga olish raqami, ismi va qisqacha tavsifi yozilganligiga ishonch hosil qiling.
Muqobil shakl - bu hujjatlarni kartada ro'yxatdan o'tkazish, unda har bir hujjat to'g'risidagi ma'lumotlar alohida kartaga kiritiladi, to'ldirish qoidalari oldindan tasdiqlangan. Va nihoyat, eng ilg'or shakl hujjatlarni avtomatlashtirilgan ro'yxatdan o'tkazish deb hisoblanadi, bu esa hujjatlarni minimallashtirishga imkon beradi.
Tashkilot uchun eng qulay shakl qaysi?
Hujjatlarni ichki ro'yxatdan o'tkazishning jurnal shakli kichik protsessual tashkilotlarda samarali qo'llanilishi mumkin, bu erda bitta mutaxassis tegishli protseduralarni amalga oshirish uchun javobgardir. Ushbu shaklning kamchiliklari shundaki, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazish bo'yicha bir nechta xodimlarning bir vaqtning o'zida ishlashi mumkin emas, shuning uchun bu yirik kompaniyalar uchun mos emas. Bundan tashqari, hujjatlarni ro'yxatdan o'tkazadigan bir nechta jurnallar mavjud bo'lganda (masalan, turli bo'limlarda), ko'pincha ularning ro'yxatga olish ma'lumotlari bilan chalkashliklar paydo bo'ladi.
Ushbu kamchiliklarni ichki ro'yxatga olish kartasi formasi yordamida bartaraf etish mumkin, bu sizga har qanday miqdordagi hujjatlar to'g'risidagi ma'lumotlarni tez va samarali yozib olish imkonini beradi. Agar kompaniyaning maqsadi hujjatlarni minimallashtirish bo'lsa, unda ixtisoslashtirilgan dasturiy ta'minotni talab qiladigan avtomatlashtirilgan ichki ro'yxatdan o'tish shaklidan foydalanish tavsiya etiladi.
