Muhim hujjatlar - shartnomalar, hisob-fakturalar, aktlar - kompaniyada uzoq vaqt saqlanishi kerak. Ba'zi qimmatli qog'ozlar uchun bu muddat besh yoki hatto o'n yil. Hujjatlarning ajinib ketishi yoki yo'qolishining oldini olish uchun ularni to'g'ri rasmiylashtirish va arxivlash kerak.
Kerakli
- - papkalar - biriktiruvchi;
- - shaffof fayllar - cho'ntaklar.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Shartnomani rasmiylashtirish uchun uni barcha manfaatdor tomonlar imzolaguncha kuting. Ikkala tomonning rahbarlaridan imzo oling va ularning muhrlarini qo'ying. Keyin hujjatning nusxalarini oling va ularni barcha ishtirokchilarga bering.
2-qadam
Shartnomaga raqam bering. Unda raqamlar va harflar bo'lishi kerak. Masalan, 123-AB. Hujjatni imzolagan raqamni qo'ying.
3-qadam
Shartnoma jurnalini yarating. U erda hujjat raqami, imzolangan sanasi va u tegishli bo'lgan yuridik shaxsni kiriting. Shartnoma qachon imzolanganiga qarab, raqamlar ketma-ket ketma-ketlikda ketishi kerak.
4-qadam
Agar kompaniyada bir nechta yuridik shaxslar mavjud bo'lsa, har bir shartnomalar jurnali o'zlariga ega bo'lishi kerak. Bu chalkashliklardan qochadi.
5-qadam
Shartnomani alohida faylga joylashtiring. Agar bir nechta shartnomalar mavjud bo'lsa, hamma narsani bitta cho'ntakka soling. Bu hujjatlarni taqqoslashni osonlashtiradi va agar kerak bo'lsa ularni topadi.
6-qadam
Faylni biriktirgichga joylashtiring va maxsus ushlagichlar bilan mahkamlang. Uni mahkam to'ldirmang, hujjatlar ajinib qoladi. Jildning umurtqa pog'onasida yuridik shaxs, unda saqlanadigan hujjatlar, shuningdek imzolangan yilini yozing.
7-qadam
Uch yil o'tgach, shartnomalar bilan papkalar omborga yuborilishi mumkin. Ularni karton qutilarga katlayın va namlik etishmaydigan joyga qo'ying. Paketda, shuningdek, hujjatlar tegishli bo'lgan yuridik shaxs va shartnomalar imzolangan yil ham ko'rsatilgan.
8-qadam
Hisob-fakturalar va aktlar shartnomalar singari rasmiylashtiriladi. Ammo, hujjatlarning qog'ozli registri o'rniga, elektronikka ega bo'lish yaxshiroqdir. Masalan, "1C: Buxgalteriya" dasturida. Siz uni bu yerdan bepul yuklab olishingiz mumkin: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Bu sizga nafaqat barcha qimmatli qog'ozlar hisobini yuritish, balki ular bilan turli xil operatsiyalarni bajarishga imkon beradi - qo'shimcha nusxalarini chop etish, xatolarni tuzatish va hk.
