Hujjatda muhrning mavjudligi uning ahamiyati, haqiqiyligi va rasmiy maqomidan dalolat beradi. Biroq, korxonalar faoliyati davomida vaqti-vaqti bilan qaerga va qanday muhr qo'yish kerakligi to'g'risida savollar tug'iladi.
Avvalo, muhrni yopish qoidalari uning turiga va aksessuariga bog'liq. Shunday qilib, davlat muassasalarining hujjatlariga ikki boshli burgut tasviri tushirilgan rasmiy muhr qo'yiladi. Tijorat tashkilotlari va yakka tartibdagi tadbirkorlar hujjatlarni nomi (familiyasi, ismi va otasining ismi), ro'yxatdan o'tganlik to'g'risidagi ma'lumotlar va agar kerak bo'lsa, kompaniya logotipi, hujjatlari, shartnomalar tuzilishi, to'lov topshiriqlari va cheklarining rasmiylashtirilishi, rasmiy xatlar, ishonchnomalar va h.k.larni qo'shishingiz mumkin: so'rovlar, moliyaviy hujjatlar, kadrlar bo'limi. Shu bilan birga, ularning maqsadi imprintda ko'rsatilishi kerak, asosiy muhrda birinchi shaxslar - direktorlar va ularning o'rinbosarlari, qo'shimcha - tegishli xizmatlar xodimlari (buxgalteriya, kadrlar bo'limi va boshqalar) imzolari tasdiqlangan. Imprint hujjatni imzolagan shaxsning lavozim sarlavhasini qisman ushlab turadigan tarzda imzolanishi kerak va imzo va muhr tafsilotlari aniq ko'rinib turadi. 1988 yil 23 mayda SSSR Glavarxivining buyrug'i bilan tasdiqlangan menejmentni hujjat bilan ta'minlashning davlat tizimi (GSDOU) asosiy yoki rasmiy muhr bosilgan hujjatlar ro'yxatini taqdim etadi. Yangi nashr yo'q, ammo hozirgi vaqtga nisbatan quyidagicha ko'rinadi: - harakat qiladi; - ishonchnoma; - shartnomalar; - xulosalar, sharhlar; - arizalar (akkreditiv uchun; qabul qilishdan bosh tortish to'g'risida, da'volar va boshqalar); - sayohat guvohnomalari; - muhrlar va imzolarning taassurotlari namunalari; - xatlar; - to'lov topshiriqnomalari, so'rovlar, cheklar, valyutani o'tkazish uchun va boshqalar; - tashkilot to'g'risidagi nizom; - registrlar; - xarajatlar smetasi; - shartnomalar; - guvohnomalar (arxiv, sug'urta summalarini to'lash limiti, - texnik xususiyatlar; - sarlavhalar ro'yxatlari; - sertifikatlar; - tashkilotlar ustavlari; - shtatlar jadvallari. Muhrlarni ishlatishda yuzaga kelishi mumkin bo'lgan tushunmovchiliklarni oldini olish uchun korxonalar hujjatlar ro'yxatini o'zlari, shuningdek sertifikat muhrini talab qiladigan shaxslar ro'yxati va imzo namunalari. Bundan tashqari, "M. P." rekvizitiga ega bo'lgan hujjatlarning birlashtirilgan shakllari mavjud. - bosib chiqarish joyi. Bunday hollarda, odatda, muhrni qaerga qo'yish kerakligi haqida savollar tug'ilmaydi, lekin umumiy qoidaga rioya qilish kerak: bosma aniq va tushunarli bo'lishi kerak.
