Hujjatlar juda ko'p bo'lsa va ular bitta qoziqda bo'lsa, unda nimaga ishora qilishini aniqlash qiyin bo'lishi mumkin. To'g'ri hujjatni topish yanada qiyinroq. Ushbu muammoni hal qilish uchun siz hujjatlaringizni tartibga solishingiz kerak. Ta'riflangan usul nafaqat hujjatlarni qog'ozga yig'ish uchun, balki elektron shakldagi hujjatlarga ham, albatta, kichik taxminlar bilan ham mos keladi.
Ko'rsatmalar
1-qadam
Hujjatlaringizni tartibga solish oson, hatto ular juda ko'p bo'lsa ham. Mavjud barcha hujjatlarni ko'rib chiqing va ularni saralashingiz mumkin bo'lgan toifalar ro'yxatini tuzing. Ushbu ro'yxatda pastki toifalar mavjudligini aniqlang. Masalan, shartnomalarning umumiy toifasida etkazib berish, xizmatlar ko'rsatish uchun shartnomalarni ajratish mumkin. Buyurtmalar orasida kompaniya faoliyatiga oid umumiy buyurtmalarni va xodimlarning buyurtmalarini ajratib ko'rsatish kerak.
2-qadam
Kategoriyalar ro'yxati to'ldirilgandan so'ng, hujjatlarni qanday va qaerga joylashtirishni aniqlang. Menejment bilan ofis materiallarini (papkalar, fayllar, rangli stikerlar) sotib olish xarajatlarini kelishib oling, chunki eski buzilib ketayotgan papkalar bilan skripka qilishga majbur bo'lmasangiz, hujjatlarni saralash va tarqatish yanada yoqimli.
3-qadam
Mavjud hujjatlarni siz tuzgan ro'yxat bo'yicha saralash. Ularni alohida uyumlarga joylashtiring. Agar kerak bo'lsa, ularga qalam bilan yozing yoki stikerni yopishtiring (saralash jarayonida chalkashmaslik uchun).
4-qadam
Bir toifadagi hujjatlar (pastki toifalar) papkaga kiradimi-yo'qligini baholang va ularni hujjatlashtiring. Hujjatlarni ularni tayyorlash sanasiga qarab tartibga solish yaxshiroqdir. Qoida tariqasida, kundalik ishda hujjatlar tuzilgandek, eng so'nggi hujjatlar bilan tepada joylashtiriladi. Ishlarni arxivga o'tkazishda buyurtma o'zgaradi (yuqori qismida eng qadimgi hujjat, pastki qismida - oxirgi sana tuzilgan).
5-qadam
Agar siz bir xil papkaga turli yillardagi hujjatlarni topshirayotgan bo'lsangiz, rangli stiker yoki kattaroq varaq bilan bir yilni boshqasidan ingl. Bunday xatcho'plar kelajakda kerakli hujjatni topishni ancha osonlashtiradi.
6-qadam
Keyingi hujjat uchun ilova qiling.
7-qadam
Agar kerak bo'lsa, har bir papkaning tarkibi, yaratilgan sanasi va texnik xizmat ko'rsatishning tugashi, saqlanadigan joyi va boshqalarni ko'rsatib, hujjatlar bilan barcha papkalarning reestrini tuzing. Papkalarni ishlatish uchun qulay bo'ladigan qilib joylashtiring va tonna chiqindi qog'oz orqali ularga "yorib o'tishingiz" shart emas.
